Классификатор приказов по кадрам

Таблица классификации приказов

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам.

Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

• по основной деятельности – срок хранения постоянно;
• по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
• по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

Таблица классификации деловой документации

• введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
• определении штатного расписания и его изменениях;
• организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
• создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
• утверждении планов развития деятельности;
• осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
• определении финансовой политики организации;
• определении научно-технической политики деятельности;
• установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
• принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Таблица классификации имеющая территориальные типовые деления

Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

• журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
• нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
• номера на приказы проставляются поочерёдно;
• дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
• в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя.

Внимание

Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;

• сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.

К журналу приказов также имеются некоторые требования.

Классификатор приказов по кадрам

Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.

) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. «Перечня»).

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников).

Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

1. текст;
2. регистрационный номер документа;
3. дата;
4. заголовок «Приказ» или «Распоряжение»;
5. подпись руководителя.
6. тема;

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ.

При этом текст документа поменяется автоматически

Какие виды приказов ведутся в отделе кадров?

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

1. Об отстранении от работы;
2. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
3. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
4. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
5. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
6. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
7. Об объявлении выговора.
8. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
9. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
10. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
11. О привлечении к сверхурочным работам;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Классификация приказов по видам и срокам хранения

Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта.

Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов.

Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

1. об отпусках, командировках – 5 лет;
2. по основной деятельности – 1 год;
3. приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же.

Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут.

Виды приказов в кадровом делопроизводстве.

Продолжение

относились к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Но теперь этого вида приказов не существует.

Как и уже много лет не существует разделения между приказами по кадрам и личному составу.

К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к». Приказы по личному составу включают в себя ВСЕ вопросы, связанные с персоналом — это: ✅ прием на работу (в т.ч. и по совместительству, на определенный срок, на время замещения и т.п.

), ✅ совмещение/совместительство/расширение зоны обслуживания/замещение, ✅ перевод/ перемещение (по состоянию здоровья, беременных женщин и т.п.

), ✅ расторжение или прекращение трудового договора, ✅ аттестация (проверка знаний) конкретных работников поименно, ✅ повышение квалификации, ✅ присвоение званий, ✅ изменение фамилии, ✅ поощрения, награждения, ✅ наложение/снятие дисциплинарных взысканий, ✅ оплата труда, премирование, различные выплаты и пособия,

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу.

Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Приказы по кадрам: система и классификация

Состав документационной базы определяется компетенцией конкретной организации (предприятия), порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями и головной организацией, а также со сторонними организациями.

Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации). Приказ — одна из форм документирования управленческой деятельности.

В констатирующей части приказа излагаются основание или причина составления документа.

Классификатор приказов вам поможет

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу. В итоге количество

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по кадрам?

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

1. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
2. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
3. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
4. О привлечении к сверхурочным работам;
5. Об объявлении выговора.
6. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
7. Об отстранении от работы;
8. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
9. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
10. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
11. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

• Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
• Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
• Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
• Т-1. Приказ о приеме по совместительству
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
• Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
• Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
• Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
• Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
• Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
• Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
• Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

• Приказ Об изменении фамилии
• Приказ Об изменении отчества

«ЭЛЕКТРОННЫЕ
трудовые книжки»
новый вебинар
Юлии Жижериной

Кадры в порядке — работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Это вся совокупность работников компании. Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

1. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
2. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
3. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
4. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
5. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
6. иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

1. номер приказа;
2. дату;
3. наименование компании;

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).Приказы по основной деятельности.

К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании.

Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.

Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений.

Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками.

И без

Какие образцы приказов по кадрам должны быть в отделе — Finance-EXP.ru

Сегодня при кадровом документообороте необходимо в обязательном порядке осуществлять формирование приказов в соответствующем формате. Этот момент регламентируется законодательными нормами.

Приказы могут быть унифицированы на законодательном уровне или же сформированы на конкретном предприятии. В последствии использоваться по назначению.

Но важно помнить, что подобного рода документы могут быть применены только лишь в определенных случаях. Ведение документооборота соответствующим образом строго обязательно.

В противном случае возможно возникновение большого количества различного рода проблем с контролирующими органами. На данный момент такими вопросами занимается трудовая инспекция.

Важные аспекты ↑

Сегодня документооборот на предприятии должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Особое внимание необходимо уделять именно приказным документам.

Так как они имеют существенную юридическую силу и именно на них в первую очередь обращают внимание контролирующие органы.

Особенно важны документы-приказы о создании отдела кадров (образец можно найти в интернете).

Также работники отдела кадров в соответствии с законодательными органами совместно с руководством могут формировать иные приказы.

Такие приказные документы не регламентируются в законодательстве. Но при этом должны своим форматом полностью соответствовать законодательным нормам.

К наиболее существенным вопросам, связанным с формированием документации такого типа, сегодня можно будет отнести следующее:

• что это такое?
• принципы работы соответствующего отдела;
• действующие нормативы.

Что это такое

Чтобы избежать возникновения всевозможных сложностей, связанных с формированием соответствующей документации, стоит заранее разобраться с основными определениями.

Также это позволит избежать без затруднений разобраться с основными законодательными нормами, регламентирующими работу отдела кадров, приказов по нему.

Сегодня под термином «кадровая служба» подразумевается перечень специальных подразделений, в состав которых включенные сотрудники.

Они осуществляют непосредственное управление персоналом. Основными функциями данного отдела являются следующие:

• прием на работу;
• увольнение;
• оформление различной документации при увольнении/приеме на работу;
• адаптация работников;
• поощрение;
• обеспечение условий занятости.

В разных предприятиях функции, которые выполняет отдел кадров, может существенно отличаться. В первую очередь это зависит от основного исполнительного органа (директора), а также сферы деятельности.

Так же существенную роль играет величина предприятия. Чем больше его штат, тем большее количество персонала работает в отделе кадров.

Работа отдела регламентируется законодательством. Образец приказа о назначении отдела кадров требует особого внимания.

Принципы работы соответствующего отдела

Основы работы данного отдела достаточно подробно регламентируются законодательными нормами. При этом на основании установленного внутреннего распорядка на предприятии такой отдел может решать иные задачи.

Сегодня работа данного отдела обычно ведется в следующих направлениях:

• учетно-контрольном;
• планово-регулятивное;
• отчетно-аналитическое;
• координационно-информационное;
• организационно-методическое.

Учетно-контрольное направление работы подразумевает прием на работу и увольнение, оформление всей необходимой документации в процессе этого.

Планово-регулятивное направление – подбор персонала для ведения определенной деятельности, последующая его адаптация на рабочем месте.

Очень важным является именно отчетно-аналитическое направление работы. Оно подразумевает оценку деятельности сотрудников и последующую подготовку отчетности.

Непосредственно документооборот осуществляется в соответствии с организационно методическим направлением работы.

В некоторых небольших предприятиях количество сотрудников в отделе кадров может быть равно всего одному.

Если же масштабы деятельности предприятия обширны, то кадровый отдел может включать в себя достаточно обширное количество различных сотрудников.

Основными принципами построения эффективной системы управления персоналом является:

При этом основной задачей отдела кадров является именно формирование всей документации, необходимой для ведения определенной деятельности на предприятии.

Отсутствие ошибок в составлении приказов о приеме на работу, увольнении и иных случаях является залогом отсутствия проблем с трудовой инспекцией.

Действующие нормативы

Необходимо помнить, что формирование документации сотрудниками отдела кадров должно осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Наиболее существенными нормативными документами, положения которых следует учитывать при формировании различных приказов, сегодня являются следующие:

Классификация приказов по видам и срокам хранения — СИЗ, нормы, инструкции

   Приказы относятся к распорядительным документам фирмы. Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу.

Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.

? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Немного истории

Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т».

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности. Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

Как оформить приказ

Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать:

• название фирмы;
• дату и номер приказа;
• заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
• текст;
• подпись директора;
• отметки о согласовании или ознакомлении;
• отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).

При этом нужно иметь в виду:

• сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
• затем идёт слово «приказываю»;
• готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
• одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
• последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
• если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
• все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
• подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
• проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
• если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.

После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

Внимание!

Важно: в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.

Как регистрировать приказ

   Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить. К приказу подкалываем основание, например, заявление. Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления. Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника.

Выписка из приказа

Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

Выписка из приказа — это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ. Вот как оформляется выписка (пример выписки):

• полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
• в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
• указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
• выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).

К сведению

Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/deloproizv/prikazy/kak-sostavit.html

Классификатор приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

На каждом предприятии руководителем подписывается большое число различных видов документов. Для их удобного хранения и учета они должны быть систематизированы и классифицированы.

В первую очередь это касается таких распорядительных документов, как приказы руководителей.

В сегодняшней статье мы расскажем на какие виды делятся приказы, сколько времени хранится каждый из видов, а также для чего необходимо использовать классификатор приказов.

Итак, из этой статьи вы узнаете:

• что такое классификатор приказов;
• какие виды распорядительных документов бывают;
• как систематизировать приказы на предприятии.

Документы, с которыми работает кадровая служба, называются кадровыми документами. Их традиционно делят на три группы:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

• организационные;
• распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
• информационно-справочные.

Приказ представляет собой локальный нормативный распорядительный акт организации. Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Каждый из приказов должен храниться в соответствующей папке.

Чтобы было удобнее находить нужный документ и пользоваться им, применяют классификатор.

Классификатор приказов представляет собой систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации.

Классификатор приказов

Когда руководитель издает приказ, этот документ, как и все остальные локально-нормативные акты, не должен противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации. Приказами в первую очередь оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.