Основание платежа за перерасход подотчетных сумм

Основание платежа за перерасход подотчетных сумм

К ним относятся:

• , слипы.
• .
• Проездные билеты.
• Контрольно-кассовые, товарные чеки.
• Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.
• Другие документы.
• .
• Документы, подтверждающие аренду жилья.

Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов.

Исходя из положений расходы на командировки не облагаются . Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду ().

Расходный кассовый ордер 15 выдан перерасход подотчетных сумм петрову праводки

Аргументы такие. Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное.

А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно. Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг).

Это могут быть:

1. отчет об использовании наличных денежных средств;

1. акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;

1. объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

1. соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
2. каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
3. отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может.

Общий итог АО будет уменьшен на его сумму.

Расчеты с подотчетными лицами

Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня.

Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?

Следовательно,

Назначение платежа: исправленному верить

Выделен НДС, которого не должно быть; нет указания на предоплату либо, наоборот, ошибочно указано «аванс». Указали «зарплата» при перечислении иных сумм (дивидендов, вознаграждения по ГПД, денег под отчет) или, наоборот, при выплате зарплаты написали что-то другое («возврат займа», «возмещение перерасхода подотчетных денег» и т.

п.). Посмотрим, что отправитель либо получатель денег может предпринять для того, чтобы изменить назначение платежа.

Но сначала рассмотрим общие для всех ситуаций вопросы.

Во-первых, из-за риска спора с контрагентом — о наличии задолженности либо неисполненных обязательств по договору и связанных со всем этим неустоек. И даже если сейчас между плательщиком и получателем нет разногласий относительно настоящего назначения перечисленных денег, они могут появиться потом.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Вот пример, из которого видно, какие перипетии случаются даже из-за незначительной неточности в формулировке назначения платежа.

Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Важно Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

3. Если документы отсутствуют или директор не подтвердил отчет, то списанные с карты суммы взыскиваются с зарплаты сотрудника.

Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм

Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55.Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?Да, можно.Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен.

Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?Да, можно.Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно.

Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

• принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
• перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

• за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
• выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
• выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
• на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

Взнос возврата подотчетных средств на расчетный счет назначение платежа

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами». Последствия неправильного оформления назначения платежа При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:

1. Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы.О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
2. Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.

Перерасход подотчетных сумм

Т.М. Гронь, редактор-эксперт журнала«Бюджетный учет»

Источник: журнал «Бюджетный учет»

При переходе на новые правилаучета многие бухгалтеры ломают головунадперерасходом подотчетных сумм. Еслиавансовый отчет был учтен попредпринимательскойдеятельности —проблемы гарантированы и при налоговойпроверке.

Учетныйпарадокс

На всех семинарах иконференциях бухгалтерам настоятельносоветовалик концу 2004 года завершитьрасчеты с подотчетными лицами. Этобылединственный способ избавиться отинвентаризации не завершенных на1 января 2005года расчетов.

Кроме инвентаризации дляправильного переноса остатковподотчетныхсумм на счета аналитическогоучета счета 0 208 00 000 «Расчетысподотчетными лицами» необходим такжетщательный анализ целевогоназначениявыданных сумм.

Анализ дебетовыхостатков по расчетам с подотчетникамитрудоемок,но его методика вполне понятна.Чаще всего бухгалтеров интересуетдругойвопрос: как отражать перерасход суммпо авансовым отчетам и, соответственно,накакой субсчет нового Плана счетов относитьвходящее кредитовое сальдопо субсчету160 «Расчеты с подотчетнымилицами».

На первый взгляд, всепросто. Подобную проблему, только сдебетовымсальдо на 1 января 2005 года поизлишне выплаченной зарплате и авансампозарплате, вполне успешно решили участникифорума на интернет-сайтеwww.

grossnet.ru.

Они пришлик выводу, что переплату и авансовые выплатынеобходимо отразитьсо знаком «–» каккредитовое начальное сальдо по счету 030201 000 «Расчеты по оплате труда»(поскольку счет — пассивный).

Однакоперерасход по авансам на счете 0 208 00 000«Расчетыс подотчетными лицами» можноотразить лишь в том случае,если в авансовомотчете сотрудника фигурирует хоть одинрубль, выданныйиз кассы учреждения.Логичнее всего перевести остатки на кредитсчета 0302 00 000 «Расчеты с поставщиками иподрядчиками», хотяи очень невыгодно сточки зрения налогообложения.

Как этони парадоксально, но если сумма перерасходабудет списаназа счет бюджетнойдеятельности, может возникнутьнеобходимость начислитьНДФЛ, если за счеткоммерческой — к нему прибавляются еще НДСи налогна прибыль.

Рассмотримподробнее, почему так происходит и почемубольшинство бухгалтеровдопускаютошибки.

Почему возникаетперерасход

На ветке «Служебныеразъезды» форума по бюджетному учету (сайтwww.klerk.ru)запечатлендиалог, характерный для бухгалтеровбюджетных учреждений.Забегая вперед, скажу,что словосочетание «служебные разъезды»можнозаменить любым другим, подходящим дляобозначения подотчетных сумм.Диалогприведен с сокращениями.

— Подскажите, как оформитьвозмещение расходов на служебныеразъезды.Под отчет деньги выдавать не получается,так как наличкунадо заказывать вказначействе за три дня.

И.Ю.Марченко из Ставрополя ответил на этотвопрос так:

— Люди тратят личные деньги,оформляют авансовые отчеты, по которымимэти суммы возмещают.

Такой вариантразвития событий поддержали практическивсе участникифорума:

— Если нужносрочно ехать, а в кассе нет денег, тогда,конечно, засвой счет, потом авансовый, и ужепотом казначейство и касса. Еслив кассеесть и бюджетные и внебюджетные деньги, тонадо решить, засчет каких расходов поедетчеловек. Можно дорогу оплатить за счетбюджета(если заложено в лимитах), апроживание и суточные — за счетвнебюджета.Вариантов море!

ИринаВладимировна засомневалась в правильностиподобных советов:

— Не будет липридираться налоговая к тому, что деньгиподотчет не брались?

Инспекторы могутрассматривать такие ситуации каккуплю-продажу товаров(услуг) у физическоголица и доначислить подоходный налог.

Ксожалению, участников форума рассмешилистрахи Ирины Владимировны.И совершеннонапрасно.

Как проверяет налоговаяинспекция

Компенсация расходовсотрудника, потратившего свои личныеденьги нанужды учреждения, законодательноне запрещена. Однако такуюкомпенсациюнельзя назвать авансом, асотрудника — подотчетным лицом.

Ему незачто отчитываться перед учреждением.Фактически он его кредитует.

Взависимостиот того, как оформлены первичные документы,налоговикимогут объявить сотрудника либозаимодавцем (если документы оформленынаучреждение), либо продавцом (если документыоформлены на него).

В первом случаестрадает учреждение. Налоговые инспекторыдоначислятему внереализационный доход ввиде неуплаченных процентов подоговорузайма и не примут вычеты по НДС дотех пор, пока долг перед работникомне будетпогашен. Поскольку заем беспроцентный, уработника проблемне возникнет.

Если впервичных документах указан сотрудник, тоналоговики решат,что он сначала купилтовары для себя, а потом перепродал ихучреждению.Вам придется начислить емуналог на доходы.

Контролеры не примут кзачету налоговый вычет по НДС и собственнорасходы,так как они будут оформлены на имяработника.

Избежать проблем с налоговойможно, издав приказ, в которомрасписаныправила наличных расчетов сработниками. В нем нужно указать, чтовисключительных случаях допускаетсяиспользование работником личныхденег,которые будут компенсированы послесоставления авансового отчетаипредоставления объяснения.

Посколькуподотчетные отношения законодательнопочти не регулируются,подобный внутреннийдокумент должен стать для налоговиковчем-то вродеучетной политики.

С точкизрения бюджетного учета

Приведудословную цитату из пункта 157 «Счет 0 20800 000Расчеты с подотчетными лицами»Инструкции № 70н: «На счетеучитываютсярасчеты с подотчетными лицами повыдаваемым им авансам».А если сотрудникпотратил собственные деньги, то, как выпонимаете,ни о каком авансе речь идти неможет.

Поэтому проводить наличнуюоплату можно только через сотрудников,укоторых есть деньги в подотчете (хотя бырубль). В их авансовом отчетевы, на вполнезаконных основаниях, можете указатьперерасход.

В противном случае вампридется искать счет, подходящий дляучетаваших взаимоотношений с сотрудником,в разделе 3 «Обязательства» Инструкции№ 70н.Скорее всего, это будет один изаналитических счетов к счету 0302 00 000«Расчеты с поставщиками иподрядчиками».

Чтобы избежатьненужных сложностей, в том числе связанныхс заявкамина получение наличности,постарайтесь за все что только можноплатитьпо безналу, вплоть до билетов, есликурирующее вас казначействопропускаетпредоплату. Многие бюджетныеучреждения стараются оплачивать побезналупочти все хозяйственные расходывплоть до мелочей.

Кстати, если наладитьнормальные отношения с поставщиками, тоонивполне спокойно будут отпускать вамнеобходимые товары и материалыподоверенности. А потом уже, при наличии всегопакета документов,вы перечислите имтребуемую сумму.

Нашасправка

Авансовый отчет ненужен

В пункте 17 этойИнструкции сказано: «Руководителямобъединений, предприятий,учреждений иорганизаций предоставляется право вслучаях, когда размеррасходов на служебныекомандировки (расходы по найму жилогопомещенияи проезду к месту командировки иобратно) известен заранее, разрешатьоплатуэтих расходов командированным работникам,с их согласия, безпредставленияподтверждающих документов…».

Этоправило очень удобно, если сотрудникипостоянно ездят в командировкув одно и тоже место. Один раз вы составляете расчетнеобходимых сумми храните его как образец.Когда очередному сотрудникупонадобятсяденьги по этому расчету –снимаете копию, подписываете уруководителя.

Командированныйсотрудник также должен поставить своюподпись на расчетев знак согласия с ним, апосле возвращения – сдать в бухгалтериютолькокомандировочное удостоверение. Есликомандировка будет продлена, топовозвращении нужно составить еще одинрасчет, авансовый отчет оформлятьненужно.

Назначение плптежа при перечислении в подотчет — Правовой дискурс

Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

Отражение операция на корпоративной карте Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту.

Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы. Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя. Образец: ООО (название) Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.

УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт 1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация. Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам. 2.

Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т.

Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

• Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
• Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы.

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

• из кассы наличными деньгами;
• через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
• через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению.

Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.

Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне.

Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.Причем сделать это требуется своевременно. В специальном приказе обозначается время, в течение которого сотрудник имеет право пользоваться определенной суммой денег.

Необходимо помнить, что он должен в обязательном порядке отчитаться за все расходы и сдать непотраченные средства обратно в организацию. Также иногда сотрудник расходует средства более выданного ему предприятием лимита.

Типичные ошибки

Хозяйственные субъекты, при проведении расчетных операций с использованием подотчетных сумм, допускают 2 рода ошибок:

• соответствующие документы оформляются с нарушениями;
• требования нормативных актов не соблюдаются.

Наиболее распространенным способом является выдача наличных, хотя перечисление безналичных предприятию и сотруднику намного выгоднее.

Для того чтобы избежать ошибок при проведении перечислений на корпоративную карту, это правило должно быть регламентировано во внутренних документах:

• работодатель должен решить, где он будет вести учет выдачи корпоративных карт и возврата;
• необходимо разобраться, стоит ли работнику каждый раз оформлять заявление на получение карты, а работодателю издавать приказ;
• как защитить информацию о ПИН-коде от распространения;
• как сотруднику действовать при потере пластика.

Передача корпоративной карты сотруднику еще не обозначает, что он получил деньги предприятия и несет за них ответственность. Подотчетным физ.

Также необходимо помнить, что согласно п.

26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов: Авансовый отчет В нем должны быть максимально подробно обозначены все израсходованные суммы по причине поездки в командировку Полный отчет обо всей выполненной работе Согласно унифицированной форме №Т-10а После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2). 6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк. Назначение платежа на хозяйственные нужды Генеральный директор (Ф.И.О.

) Налоговый учет Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются.
Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу.

Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

НДФЛ Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме.

Хотя сама по себе корпоративная карта не является собственностью директора предприятия.

Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может.

Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления.

Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.

Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход.

В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода.

Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.

Лимит расчетов с зарплатной/корпоративной карты средствами, которые являются подотчетными, не определен БР. В размере 100 тыс.

Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах.

Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

1. с помощью безналичного перевода;
2. в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

1. в платежном поручении;
2. специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными.

Возврат подотчетных сумм в кассу: что предъявлять бухгалтеру и в какой срок?

В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя. Если руководителю организации нужно взять деньги под отчёт, то он также должен написать заявление, но составленное немного по-другому (См. в образце по вышеуказанной ссылке).

То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом он может взять снова деньги в подотчёт. Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги в подотчёт, законом этот период никак не ограничивается.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1.

Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

Заполнение расходного кассового ордера в подотчет — образец

Об изменениях, внесенных в порядок расчета с подотчетными лицами в 2017 году, читайте в нашем материале .

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

1. во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
2. в первой указываются реквизиты документа;
3. в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать. Наименование строки Организация Пишется название, как указано в учредительных документах По ОКПО Проставляется код, полученный при регистрации

Произведение выдачи денег подотчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2020 году

В таком случае ему также через кассу, на основании , выдается определенное количество средств.

Подобного рода операции (задолженности) также необходимо отражать проводками: Дебиторская задолженность Долг предприятия перед работником Кредиторская задолженность Долг работника перед предприятием Следует помнить о необходимости соблюдения правил ведения бухгалтерского учета.

В противном случае, при отражении несоответствующим образом, налоговая служба может воспринять ошибки как попытку ухода от налогов.

В таком случае может быть наложен достаточно серьезный штраф.

Подобного рода ситуаций необходимо избегать.

Также при возможности необходимо заранее разобраться со следующими вопросами:

1. что это такое – выдача денег под отчет на карту?
2. законные основания.
3. кем осуществляются операции?

Выдача денег подотчет на карту на сегодняшний день представляет собой специализированную финансовую операцию.

Перерасход подотчетных сумм

Т.М. Гронь, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет» Источник: журнал При переходе на новые правила учета многие бухгалтеры ломают голову над перерасходом подотчетных сумм. Если авансовый отчет был учтен по предпринимательской деятельности — проблемы гарантированы и при налоговой проверке.

Чаще всего бухгалтеров интересует

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании.