В журнале пронумеровано прошнуровано и скреплено печатью образец

Копия верна прошито и пронумеровано образец – Прошито, пронумеровано и скреплено печатью word, excel скачать

Прошнуровано и пронумеровано образец 2019 года для устава и других бухгалтерских ведомостей и регистров – скачать в Ворде doc и

распечатать.

Далее лента нарезается, наклеивается на клеящий карандаш или канцелярский клей (со специальной ниткой, предохраняющей от вырывания листов),

опечатывается, и книга или устав считается опечатанным и законно оформленным.

Скачать образец: Proshito-pronumerovano-i-skrepleno-pechatyu-obrazec.doc [70,5 Kb] (cкачиваний: 2541)

Чтобы из ведомостей или уставов не вырывали лишние листы, не вносили в них изменения, государство придумало очень тупую в 21 веке защиту – прошнуровывать и пронумеровывать документы посредством дырокола, шила и веревки. На веревку потом наклеивается квадратик бумаги с подписями и печатью,

и считается, что журнал надежно защищен от правки или удаления листов.

На деле, конечно, никто не мешает наклеить более свежую наклейку, либо просто приклеить бумажку на невысыхающий клей. Либо – на

глянцевую поверхность, с которой ее можно с легкостью оторвать.

На современном уровне такие документы должны бы сохраняться только в электронной форме, с невозможностью изменения где-то на государственных серверах. Но поскольку в России до сих пор очень любят бумажные

регистры, никуда от этого не денешься. И от этого, порой, приходится пить Капотен и нервничать.

Такую наклейку можно распечатать как на обычном принтере, так и на принтере этикеток или, к примеру, на самоклеющемся листе. При большом количестве ведомостей необходимости высокой степени защиты востребован именно

последний вариант.

Чтобы избежать правок целесообразно перед распечаткой прописать количество листов (в цифровом и прописном виде). Тогда уже сделать исправления ручкой будет нереально. Для полноты защиты стоит использовать

суперклей – его без повреждений оторвать не получится никак.

Прошнуровано и пронумеровано образец 2019 – актуальная версия на текущий год, кстати, размеры самого квадратика нигде не регламентируются, можно сделать хоть весь лист. Но согласно бухгалтерской этике

принято использовать прямоугольники 6х4 см.

novosti-online.info

novosti-online.info

Копия верна прошито пронумеровано и скреплено печатью образец

При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.

Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью».

Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек.

Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.

Примеры правильного заполнения журналов работ и актов. Статьи про проектирование и технологию производства строительно-монтажных работ.

Калькуляторы расчета количества материалов и другая полезная информация для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками.

Среди текущих и архивных бумаг часто встречаются документы, на обратной стороне которых имеется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Когда и для каких целей используется подобный способ оформления? С этим стоит разобраться более подробно.

Необходимость прошивки документов

В процессе ведения делопроизводства специалистам порой приходится сталкиваться с многостраничными документами.

Если это обычная корреспонденция или бумага для ежедневного использования, то листы в ней принято соединять с помощью канцелярских скрепок или степлера.

Подобный способ дает возможность в любой момент разделить документ на части или поменять листы местами. Однако в некоторых случаях это категорически недопустимо. Сохранить целостность документа необходимо:

• при передаче его в архив;
• для заверки отдельных копий;
• для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и другие фонды;
• при подаче пакета документов на регистрацию.

В этом случае многостраничные деловые бумаги принято прошивать, а в заключение размещать на их тыльной стороне заверительную надпись типа «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года.

В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке.

Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:

Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия. Вся работа проходит в несколько этапов:

1. Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.
2. Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.
3. С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева. Должен получиться один стежок.
4. С тыльной стороны пропустить иглу с ниткой в оставшееся свободное отверстие, расположенное справа.
5. Нить пропустить посередине (в месте начала прошивки).
6. Два остатка нити с оборотной стороны связать узлом так, чтобы стежок оказался внутри.
7. От целого листа бумаги ножницами отрезать прямоугольный кусок размером 2 х 8 сантиметров, а затем наклеить его на узел и концы ниток.
8. На приклеенном листе сделать надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью», указав при этом количество соединенных листов (цифрами и прописью). Чуть ниже размещается подпись и ее расшифровка.

Сшитый таким образом документ можно смело отправлять по назначению.

По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов. Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска.

Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам. Для таких целей на многих предприятиях заводится журнал регистрации.

Это книга со сквозной нумерацией, в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).

Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью.

Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.

После прошивки документы обязательно должны быть заверены подписью руководителя компании и печатью предприятия. Это необходимая мера, которая используется для того, чтобы некоторые недобросовестные сотрудники не смогли совершить подлог и заменить часть регистрационных записей.

В качестве заверительного листа, как правило, используется кусок чистой бумаги прямоугольной формы. Его нужно наклеить так, чтобы максимально перекрыть элементы прошивки (соединительный узел и остатки ниток). Сверху ответственный работник должен сделать надпись определенного образца.

На некоторых предприятиях для этого используется специальный бланк «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью».

Текст его можно набрать на компьютере, а затем распечатать готовые образцы в нужном количестве. Под основной надписью, как правило, указывается должность ответственного работника (руководителя), а также его подпись с подробной расшифровкой. Заканчивается такой заверительный лист датой прошивки данного документа.

Перед тем как заняться прошивкой, необходимо пронумеровать все листы, входящие в состав данного документа. Для этого существуют определенные правила:

1. Нумеруются не страницы, а именно листы.
2. Номера обычно ставятся в верхнем правом углу в порядке возрастания.
3. Записи производятся арабскими цифрами (в редких случаях разрешено использовать римские).
4. Лист, содержащий отдельные фрагменты, нумеруется в общем порядке. Кроме этого, отдельно составляется его опись.
5. При наличии склеек цельному листу присваивается один очередной номер.
6. Если документ содержит внутренние приложения, то их также следует нумеровать отдельно.
7. Иногда при архивации в деле имеются письма. В этом случае сначала нумеруется конверт, а уж потом – то, что в нем находится.

Общее количество листов указывается в тексте заверительной надписи дважды. Первым делом отмечается цифровое значение, а затем в скобках – прописью.

С 2013 года в России в силу вступили новые требования по оформлению бумаг, передаваемых в другие организации. Но, несмотря на то что там ничего не говорится об обязательной прошивке, многие предприятия продолжают по старинке использовать этот способ подготовки документов.

Где используется форма «Прошито и пронумеровано»? Такая форма необходима для оформления документов на какой-либо конкурс или на запрос предложений. Такая форма используется для заверки документов в том случае, если документы состоят из нескольких или большого количества листов.

Спасибо, объявление скрыто.

Спасибо, объявление скрыто.

Прошито и пронумеровано образец Word

В каком порядке используется такая форма? Для начала нужно прошить документ с помощью бечевки. Далее бечевка завязывается в узел. Это нужно сделать на внешней стороне последнего листа. На полученный узел далее потребуется прикрепить стикер с названием «прошито и пронумеровано». После этих действий переходим к заполнению листов, а на угол стикера ставим подпись или печать.

Многие люди задаются вопросом, для чего необходимо прошивать документы? Кроме того люди постоянно спорят о том, как все-таки правильно необходимо их прошивать? Споры о судьбе бумажных документов длятся на протяжении уже долгих лет. Документы порой необходимо скрепить не на одном листе. Клеить – не вариант, степлер также не разрешается использовать для подобных целей.

В такой ситуации выход лишь один – документы необходимо сшить. Вопрос, как правильно сшивать документы является очень популярным и этому есть весомое объяснение. Органы, которые требуют, чтобы документы прошивались и были пронумерованы, не дают точных инструкций. Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами.

Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями.

Скачать образец word Прошито и пронумеровано

Умение сшить документы корректным образом может пригодиться в жизни не раз. Документы необходимо сшивать для сдачи в налоговый орган. Также эта необходимость возникает при сдаче отчетности в ПФР. Таких примеров можно привести еще большое количество.

Для того чтобы не допустить каких-либо ошибок можно скачать образец «прошито и пронумеровано» word. Если документы требуется сдать на хранение, также потребуется бумаги нумеровать и прошивать. Постоянно сшиваются и бухгалтерские или кассовые документы.

Современные бухгалтера работают с компьютерными программами, и, казалось бы, такая форма оформления документов должна терять свою актуальность. Если сравнить бумажные документы с электронными, то чаще всего юридическим значением обладают как раз первые. Электронный документ будет наделен юридической силой только в том случае, если на нем будет поставлена электронная подпись.

Несмотря на разнообразие бухгалтерских программ, бухгалтерии долгое время еще будут иметь дело с бумажными документами. Необходимость сшивать документы имеет и некоторые сложности. Документы могут иметь разнообразные значения, также они могут отличаться формой листов.

Рекомендации и правила оформления документов в такой ситуации также могут несколько отличаться. Объекты сшивания можно разделить на несколько основных категорий. В первую категорию попадают листы в таком формате как А4.

Во вторую категорию будут включены все кассовые, а также бухгалтерские документы. Если судить по внешним отличиям, то первые документы будут сшиты сами по себе. Обычно требуется сшивать отдельно каждый лист. Кассовые бумаги нередко нужно сшивать в дела.

Количество документов для каждого дела может заметно отличаться.

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

Как правильно нумеровать страницы документа

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Правила нумерации страниц документов:

• Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
• На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
• Нумерование проводят простым карандашом.
• Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
• Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

• Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
• Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
• Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

• Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
• Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
• Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

• Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

• При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
• При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
• При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

• Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
• Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
• Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

• Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
• Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
• Так же поступают и с обложкой.
• Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
• Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
• Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
• При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
• Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
• Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
• Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

• После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

Правила подачи сшитых документов в архив:

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

Правила нумерования документов для сдачи в архив:

• Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
• Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
• Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.

• После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
• На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
• Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
• Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
• Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

• Проставление номеров только в правом углу.
• Номера не находят на текст.
• Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
• Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

• Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
• Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

• Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
• Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
• Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
• Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
• Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
• Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Где правильно нумеровать страницы в документе

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

• Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
• Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Подводим итоги:

Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

Прошито и пронумеровано и скреплено печатью — образец в Word

Прошивка документов — несложный процесс, не требующий от исполнителя особых навыков: всё, что нужно иметь под рукой, — нитка (шнур, шпагат), иголка и дырокол, а при наличии современного оборудования все эти предметы могут быть заменены специальным станком. Прошнуровать и проклеить документ — такая же неотъемлемая обязанность специалиста отдела кадров, как и ведение журнала учёта трудовых книжек или личных дел сотрудников: без этой процедуры хранение большого объёма документов было бы чрезмерно затруднено.

За указанными операциями следует ещё одна — оформление, заверение подписью и прикрепление наклейки. Как правильно прошить и проклеить документ, а также где скачать электронный бланк и образец наклейки в формате Word — смотрите далее.

Когда требуется прошивать документы?

Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа.

Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.

Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным.

Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами.

Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть сделана самостоятельно

Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.

Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий — например, для оформления служебных характеристик на сотрудников или внесения информации в электронные базы данных.

  По какому телефону можно бесплатно позвонить в ВТБ 24?

Совет: перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы. Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

1. Инструменты для прокалывания бумаги:
   1. шило;
   2. толстая иголка;
   3. дырокол;
   4. дрель.
2. Расходные материалы:
   • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
   • шпагат;
   • шнуры (не особо толстые);
   • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
3. Ножницы.
4. Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.

Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.

Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:

1. Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
2. В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
3. Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
4. Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.

Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:

• сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
• первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
• если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
• если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.

1. Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
2. Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
3. Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.

1. Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
   • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
   • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
   • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
   • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
   • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
   • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
   • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
2. При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.

Важно: максимальное число листов в одном томе — 250. Это значение может быть немного изменено в большую сторону, однако не стоит увлекаться: при толщине корешка, превышающей четыре сантиметра, становится весьма затруднительно работать с делом.

Как правильно оформить и прикрепить наклейку?

Заверяющая наклейка — непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная доверенность на представление интересов в налоговой для посредника.

Требования к оформлению наклейки:

1. Размеры заготовки — около 40×60 мм.
2. Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
3. Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
4. По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.

Совет: последний пункт не является обязательным, и по приведённым выше соображениям его лучше пропустить, проклеив лишь узел и нити.

Прошито и пронумеровано — образец Word

• Скачать образец «Прошито и пронумеровано» .doc

Скачать образец наклейки с текстом «Прошито и пронумеровано» можно по ссылке выше. Электронный документ в формате DOC открывается в любом текстовом редакторе, включая «родной» Microsoft Word, и легко может быть отредактирован и дополнен в соответствии с требованиями конкретной организации.

Подводим итоги

Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома — клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше. Главное — перед тем, как залить наклейку, не забыть внести в её поля необходимые сведения и проставить оттиск печати или штампа организации.