Отказное письмо образец
Письмо-отказ
Письмо-отказ (на английском “letter of denial”) это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.
Данное письмо например может направить работодатель в ответ на просьбу работника о дополнительном оплачиваемом отпуске или арендодатель в ответ на запрос от потенциального арендатора также его может направить банк отказывающий в кредите заявителю.
То есть данный документ может быть направлен любым лицом в ситуации, когда требуется официальный отказ.
Шаг 1. Перед написанием данного письма тщательно ознакомьтесь с первоначальным запросом (на который вы хотите ответить отказом) во избежание возможной путаницы.
Шаг 2. Будьте конкретны в указании причины отказа и по возможности предложите альтернативу, например предложите другую дату (при запросе дополнительного отпуска).
Шаг 3. В написании письма будьте вежливы и профессиональны. Агрессивный и тем более оскорбительный ответ может послужить причиной обвинений и судебного преследования в будущем.
Шаг 4. Подпишите письмо-отказ.
Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1
от «01» июня 2018г.
Уважаемый Петр Петрович!
С сожалением вынуждены сообщить, что ваша просьба о дополнительном оплачиваемом отпуске была отклонена. После тщательного рассмотрения вашего запроса было принято решение, что в настоящий момент подобный запрос не может быть удовлетворен.
Тот период времени, который вы указали в запросе как дни оплачиваемого отпуска, является наиболее интенсивным для нашей компании в течение всего года.
Для нас было бы крайне неэффективно и нецелесообразно потерять на указанный период одного из наших лучших работников.
Каждый год в этот период повышается риск возникновения нестандартных ситуаций и мы не думаем, что без вас сможем с ними справиться.Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть даты отпуска и направить запрос повторно.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.
ООО «Джон доу»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
г-ну Петрову Петру Петровичу
Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1
от «01» июня 2018г.
Уважаемый Петр Петрович!
Настоящим хочу поблагодарить вас за проявленный интерес к вакансии «Ассистент юриста» в ООО «Джон доу». За непродолжительный период мы получили большое количество впечатляющих резюме от кандидатов и с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий момент мы не готовы рассматривать вашу кандидатуру в качестве соискателя на данную позицию.
Выражаю вам нашу признательность за потраченное время и призываю вас в дальнейшем, при появлении новых вакансий в нашей компании, откликаться на них и направлять нам ваше резюме.
Мы приняли во внимание ваш опыт ассистента нотариуса, который может нам быть полезен после того, как в скором будущем мы откроем нотариальную контору.
Генеральный директор
ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.
ООО «Джон доу»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:
г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1
от «01» июня 2018г.
Уважаемый Петр Петрович!
Настоящим выражаю благодарность за проявленный интерес в аренде помещения расположенном на первом этаже в Торговом центре «Радуга» город Ярославль.Тем не менее с сожалением вынужден сообщить, что ваш запрос на аренду помещения был отклонен. Поводом к отказе послужило то, что предложенные вами ставки арендной платы не соответствуют нашим бюджетным требованиям.
В случае, если вы пересмотрите предложенный вами размер арендных ставок в сторону увеличения мы с радостью повторно рассмотрим ваш запрос.
Генеральный директор
ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.
АО «Джон доу Банк»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55
Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:
г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2
Исх. № 1
от «01» июня 2018г.
Уважаемый Петр Петрович!
После рассмотрения вашей заявки на кредит для малого бизнеса с сожалением вынуждены сообщить об отказе в ее удовлетворении.
В настоящий момент, ваша компания не соответствует нашим требованиям к заемщикам согласно которым годовой оборот компании заявителя должен составлять не менее 1 500 000 (Одного миллиона пятьсот тысяч) рублей. В случае, если в будущем показатели вашей компании изменятся мы с радостью повторно рассмотрим вашу заявку.
Быть может в настоящий момент вас заинтересуют наши кредитные предложения для физических лиц, без дополнительных требований налагаемых на юридические лица. В приложении направляем вам наш буклет.
Председатель правления
АО «Джон доу Банк» _________________ Иванов И.И.После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции
Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
- мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
- нам неприятно отвечать отказом;
- нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.
Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.
Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.
Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:
1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».
5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:
| Письмо отказ | Инструменты корректности |
| Добрый день, Владимир! | Персональная адресованность |
| Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! | Благодарность за отклик на предложение |
| Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено |
| Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. |
Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
ТОО «Технология»
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка
(7 голос-ов, 4,43 из 5)
Загрузка…
в соцсетях:
деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо
Как грамотно написать письмо-отказ
Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.
При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.
Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.
Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:
- необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
- важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
- невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
- психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).
Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.
Структура и примерное содержание письма-отказа
Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:
- начало (заголовок и обращение);
- основной (информативный) раздел;
- заключение (дата и подпись).
Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.
Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.
Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:
«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,
«Уважаемая Ирина Ивановна!».
Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .
Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:
«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;
«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;
«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».
Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.
Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.
В качестве примера можно использовать такие фразы:
«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;
«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;
«Ваш опыт заслуживает уважения»;
«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;
«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».
Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:
«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;
«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;
«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».
Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:
«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;
«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».
Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.
Стиль письма-отказа
Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.
Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.
Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.
Оформление письма-отказа
На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.
Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.
В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.
В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:
«Об участии в мероприятии»;
«О приглашении на семинар»;
«Решение по Вашему резюме».
Отказное (разъяснительное) письмо: виды и цели получения
Продукция любого предприятия или компании может либо подлежать обязательной сертификации или декларирования либо же нет.
Однако в ряде случаев надзорные (контролирующие) инстанции могут затребовать на заявленную продукцию документы, подтверждающие её соответствие действующим требованиям определённых нормативов. К числу данных документов относят декларации, сертификаты и заключения.
Поэтому основной целью существования и получения отказного письма является полное опровержение необходимости наличия подобных подтверждений.
от 2 000 р. Стоимость оформления
отказного пиьсма
Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках
Отказное письмо является официальным разъяснительным документом, который опровергает принадлежность продукции к группе товаров, подлежащих проверке соответствия на обязательной основе.
По своей сути отказное (разъяснительное) письмо не может быть доказательством качества товара, поэтому для увеличения его конкурентоспособности при реализации значительно лучше иметь добровольный сертификат соответствия.
Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках, а в некоторых случаях может избавить заинтересованных лиц от дорогостоящих, а иногда и длительных и необязательных процедур подтверждения качества.
Нормами и законами технического регулирования определяется список (перечень) продукции и товаров, которые подлежат ввозу на таможенную российскую территорию, минуя процедуры оценки соответствия утвержденным и действующим стандартам качества.
- Сроки оформления
- Стоимость оформления
- Процесс оформления
- Схема оформления
В данный список входят следующие товарные категории:
- продукция, находящаяся в бывшем употреблении;
- запасные части, к ранее ввезённому сертифицированному товару;
- тестовые партии продукции или товаров, предназначенных для проведения экспертных работ на соответствие;
- продукция, предназначенная для представителей делегаций или иностранных посольств;
- личная собственность физических лиц (граждан).
Отказное письмо на продукцию выдается производителям, заявителям или продавцам данной продукции специально уполномоченными и аккредитованными на то органами в строгом и чётком соответствии с нормами и требованиями действующего российского законодательства, а также существующими утверждёнными перечнями обязательной сертификации и декларирования соответствия.
Наиболее часто отказное письмо востребовано в торговле (реализации), при прохождении таможенного контроля, а также дистрибуции.
Виды отказных (разъяснительных) писем
В зависимости от основного содержания и сертификационного органа, выдающего разъяснительные документы различают несколько видов отказных писем, каждое из которых имеет свои правила оформления, получения и требования, предъявляемые к нему.
Выделяют следующие виды подобных документов:
- отказное письмо, предъявляемое в органы таможенной службы (отказное письмо для таможни) – подтверждает, то, что продукция, ввозимая на российскую территорию не должна иметь сертификат. Выдается оно и оформляется только ВНИИСом. Отказное письмо для таможни необходимо зачастую в случаях возникновения расхождений при таможенном оформлении продукции или грузов, а также в неясности необходимости осуществления процедуры обязательной сертификации для заявленной продукции и обуславливается некоторой невозможностью определения кодов ТНВЭД. Необходимость в получении отказных писем для таможни определяется наличием двух систем классификации продукции и обозначением её кодами ОКП и ТНВЭД, в результате которых в исключительных случаях могут возникать разногласия в отнесении продукции к определённой товарной группе;
- отказное письмо для осуществления торговли на территории России – документ официально подтверждает, что заявленный товар не требует обязательной сертификации и носит лишь разъяснительный характер и не используется таможенными органами. В оформлении или получении такого документа обычно нуждается продавец или производитель продукции для возможности подтверждения контролирующим органам или покупателям, что данный вид товара или продукции не относится к обязательной сертификации. При этом при реализации продукции отказное письмо выступает документом, официально подтверждающим, что для данной продукции наличие сертификационного разрешительного документа не является обязательным;
- отказное письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – данный вид отказного письма предполагает тот факт, что заявленная продукция не относится к перечню обязательной сертификации в сфере пожарной безопасности. Такое письмо выдается сертификационными органами, уровень аккредитации которых распространяется на область пожарной безопасности;
- отказное письмо Ростпотребнадзора (отказное письмо СЭЗ, свидетельство о госрегистрации или санитарное письмо) – официальный документ, в котором идёт речь о том, что продукция определённого производства и области применения не подлежит процедуре санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Данное разъяснительное (отказное) письмо оформляется в случаях неясности в обязательном проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы для определённых видов продукции;
- отказное письмо Ростехнадзора – данный документ свидетельствует об отсутствии необходимости в оформлении разрешения Ростехнадзора на определённые ввозимые в Россию виды технических устройств, не входящие в соответствующий перечень устройств с необходимостью оформления подобных разрешений. Получить отказное письмо можно в центральных аппаратах Ростехнадзора или в его территориальных центрах и органах.
Любые виды отказных писем оформляются на бланках выдающего сертификационного органа и по своему содержанию, как правило, представляют собой определённый набор цитат из действующего законодательства, подтверждающих, что заявленный товар обязательной сертификации (в любых системах сертификации) не подлежит. Оформленный и заполненный данным образом бланк заверяется гербовыми печатями сертификационного органа. При оформлении отказных писем во ВНИИС их бланк дополнительно защищается нанесением голограммы.
Порядок получения и оформления отказного письма
Отказное письмо оформляется в форме официального ответа сертификационного органа на запрос компании-заявителя в лице её руководителя. От правильности и грамотности составления запроса будет зависеть конечный результат, оформленный по итогам рассмотрения экспертами вопросов идентификации заявленной продукции в отношении обязательности в её сертификации.
Для получения разъяснительного (отказного) письма для таможни могут потребоваться следующие документы:
- запрос или заявление на оформление отказного письма;
- инвойс и контракт (для поставок без контрактов – товаро-транспортная накладная, а также инвойс);
- упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
- заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как бывший в употреблении);
- удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью (если товар заявляется, как в виде гуманитарной помощи);
- разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний (если продукция предназначена для выполнения клинических испытаний);
- сертификаты соответствия на итоговое (конечное) изделие (если поступающий товар является запасной частью);
- регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
- свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
- техническое описание, инструкции по эксплуатации, паспорт (для оборудования);
- реквизиты предприятия;
- свидетельства о присвоении ОГРН и ИНН;
- статистические коды фирмы-заявителя.
Прилагаемые к запросу документы, должны предоставляться в форме копий на русском языке и заверенные печатями предприятия.
В пакет документов для получения отказного письма для торговли входят:
- свидетельство о регистрации компании в качестве юридического лица и налогоплательщика;
- точное наименование продукции или товара, в отношении которого будут проводиться разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД и ОКП (если они известны);
- полное описание продукции с предоставлением артикулов, торговой марки, изображений внешнего вида и др.
Вся полнота ответственности за достоверность и правильность поданных документов возлагается персонально на заявителя.
Период и срок действия отказных писем определяется поправками и дополнениями, ежегодно утверждаемыми и издаваемыми Правительством России. Поэтому в среднем отказное письмо выдается со сроком действия в 1 год.
Отказное письмо
Отказное письмо — это письмо – разъяснение о том относится ли указанная в нём продукция к объектам обязательного подтверждения соответствия.
Отказное письмо оформляется при возникновении расхождений во мнениях о классификации ввозимой и/или поставляемой продукции между перевозчиком и таможенными органами / торговыми сетями.
В связи с этим существует два вида отказных писем:
- отказное письмо для торговли;
- отказное письмо для таможни.
Отказное письмо для таможни по решению Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) вправе выдавать только ВНИИС (Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации).
Необходимость в отказном письме (или как правильно называть данный документ: экспертная оценка) может возникнуть в следующих ситуациях:
- Если общепринятое наименование продукции не совпадает с наименованием данной продукции в классификаторе (ОКП) или единой товарной номенклатуре (ТН ВЭД).
- Если сертифицируемая продукция инновационная, обладает новыми свойствами и требует экспертной оценки в части правильного её отнесения к группе продукции по классификатору ОКП или единой товарной номенклатуре ТН ВЭД.
- Если продукция имеет отличную от принятой в стандартном формате область применения.
- Если продукция попадает под исключения определенные техническими регламентами, которые не являются очевидными и требуют экспертной оценки.
- Если технический регламент и/или национальный / межгосударственные стандарты, устанавливающие обязательные требования к продукции, не распространяются на определённые разновидности изделий, попадающие под общее определение продукции (и код ОКП / ТН ВЭД) включенные в соответствующий перечень (список).
- Если продукция, исходя из своего наименования, подлежит обязательной сертификации, но по характеристикам не входит в область распространения технического регламента, национального / межгосударственного стандартов, устанавливающего обязательные требования по отношению к ней.
Максимальный срок оформления данного вида отказного письма составляет 4 рабочих дня. Возможно ускорение процесса до 1 рабочего дня.
Перечень документов направленных вместе с запросом следующий:
- Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
- Инвойс (счёт, проформа инвойс и т.д.).
- Упаковочный лист, если его нет в инвойсе или он не идентифицирует поставку.
- Акт таможенного досмотра или заключение ТТП, если продукция заявлена как «бывшая в употребление».
- Удостоверение о признание груза гуманитарной помощью, если продукция поступает по линии гуманитарной помощи.
- Разрешение на проведение клинических исследований, если продукция поступает для проведения клинических исследований.
- Сертификат соответствия на конечное изделие, если продукция является запасной частью.
- Регистрационное удостоверение, выданное Минздравсоцразвития, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
- Свидетельство о государственной регистрации с документом, на основании которого оно выдано, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
- Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
- Реквизиты или карточка предприятия (на отдельном листе).
- Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
- Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
- Реквизиты или карточка предприятия.
все документы должны быть в копиях с переводом на русский язык, заверенные печатью организации
Отказное письмо для торговли может дать аккредитованный орган по сертификации. Оно применимо на территории Российской Федерации, в спорных ситуациях между поставщиками и покупателями, представляющими собой как крупные торговые сети, так и индивидуальных частных клиентов. Срок оформления отказного письма составляет 1 рабочий день.
Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом
У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.
Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.
Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.
Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.
Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.
Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.
Базовый шаблон письма с отказом
Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.
Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.
Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.
Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.
Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.
Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:
- Поблагодарить.
- Сообщить об отказе.
- Описать главную причину отказа.
- Дать надежду.
Например:
Уважаемый Петр Петрович,
Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.
Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя или название организации]Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:
Уважаемый Каллистрат Модестович,
Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.
[Ваше имя]Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.
И собственного и вашего.
Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:
Уважаемый Емельян Бенедиктович,
Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]Более детальное письмо-отказ
Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.
Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.
Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.
В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:
Уважаемый Лукум Марципанович,
Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.
Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.
Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?
С уважением,
[Ваше имя или название организации]Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:
Уважаемая Ариадна Посейдоновна,
Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.
Всего наилучшего,
[Ваше имя]Теперь вариант для поставщика:
Уважаемый Илья Владимирович,
Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.
После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.
Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.
Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.
Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,
[Ваше имя]Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.
В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.
Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.
Письмо-отказ, с которым вы не согласны
Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.
Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.
Не очень приятное чувство.
Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.
Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».
Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.
Письмо-отказ, когда идея не сработала
Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.
В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.
Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:
Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,
Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.
[Ваше имя] В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.
Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.
Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.
