+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кто проводит ревизию в организации

Содержание

Как правильно провести ревизию в продуктовом магазине?

Кто проводит ревизию в организации

Ревизия в продуктовом магазине – процедура крайне необходимая.

Во-первых, необходимость ее проведения определена законом. Во-вторых, проведение регулярных инвентаризаций поможет актуализировать складские остатки товаров, выявить и в дальнейшем предотвращать риски потери товаров.

Проведение ревизию предполагает пересчет имеющегося товара и сравнение полученных данных с теми, что имеются у вас в учетной системе (1С, МойСклад, Далион, Рарус и пр.). В результате проведения инвентаризации могут появиться излишки товара или его недостача.

Если результаты ревизии абсолютно идеальны, то стоит повнимательнее присмотреться к происходящему – возможно, вас обманывают сотрудники.

Как правило, делать ревизию в магазине – дело трудозатратное.

Многие торговые точки проводят ее по ночам (дабы не закрывать магазин днем и не терять прибыль) или проводят ревизию в рабочее время, магазин закрывая на учет.

Сроки проведения ревизии в магазине

Сроки проведения инвентаризации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности.

Согласно закону РФ, проводить ревизию обязательно в следующих случаях:при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);при установлении фактов хищений и порчи ценностей;в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;при ликвидации (реорганизации) организации.Но помимо обязательных случаев, проводить инвентаризацию лучше ежемесячно.

Кто проводит ревизию в магазине?

Для проведения ревизии приказом директора организации назначается комиссия в количестве не менее трех человек.

В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, сотрудники магазина, как материально-ответственные лица.

Иногда ревизию в магазине проводят фактически только работники магазина, то есть продавцы. Это не лучший подход – итоге ревизии могут быть “липовыми”. Поэтому присутствие независимого лица необходимо.

Какие бывают ревизии в магазине?

  • плановые (раз в месяц/те, что положено проводить по закону)
  • внезапные (контроль остатков, выявление хищений)
  • частичные, ревизия проходит в некоторых отделах/пересчитывается конкретная группа товаров. Как правило, пересчету подвергается та группа товаров, которая в большей степени рискует быть утраченной (кража, бой, пересортица и т.д.). Пример такого товара – алкоголь. Чем выше показатель потерь по товарной группе, тем чаще нужно по ней проводить внезапные частичные инвентаризации.
  • полные, когда оценивается вся работа магазина

Остановимся чуть подробнее на мини-ревизиях в продуктовом магазине.

Проводить частичные ревизии удобнее, нежели полные. Частичный пересчет товара позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к некоторой части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.Процесс ревизии по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Предпочтительнее проводить такие ревизии в “низкие” часы.

Проводить ревизию проще и быстрее с помощью терминала сбора данных. Те времена, когда терминал сбора данных могли позволить себе только крупные торговые сети, давно в прошлом. Сейчас на рынке масса бюджетных и функциональных устройств (стоимость их около 20 000 рублей). Если терминала у вас нет, то ревизию проводим по старинке – с ведомостью в руках, пересчитываем товар “по головам”.

Результат инвентаризации по товарной группе: оценка

В результате проведенной ревизии будут непременно выявлены расхождения между учетным остатком в программе и итогом пересчета. Расхождения могут иметь разное происхождение.

Во-первых, недостачи бывают из-за воровства персонала, физической порчи товара, естественной его убыли. Эти причины встречаются чаще всего.

Во-вторых, нельзя списывать со счетов и возможные ошибки, допущенные в результате ревизии или раньше: погрешности подсчета товара, пересортица, некорректная работа с учетной системой (не заведены приходные документы, были допущены исправления документов задним числом и т.д.).

Погрешность будет присутствовать при любом методе проведения инвентаризации – автоматизированно вы ее проводите или вручную. Но погрешность можно минимизировать.

Для этого целесообразно определить допустимый коэффициент потерь по конкретной товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих ревизий на точке.

Рассчитывается этот коэффициент индивидуально для каждой товарной группы, для каждого из магазинов.

Как правило, процент варьируется с 1,7 до 2,3% от общего товарооборота объекта. Если процент потерь начинает резко расти, значит в магазине есть проблемы и с ними надо разбираться.

Кто проводит ревизию в организации

Кто проводит ревизию в организации

Чаще всего торговые компании используют программу 1С. Проводить ревизию лучше в нерабочий день, причем неожиданно. При выявлении ошибок в том или ином отделе, необходимо провести там ряд дополнительных проверок. Проводить повторные расчеты нужно до тех пор, пока результаты и их причины не будут совершенно ясны и определены.

После проведения ревизии важно составить грамотный отчет.

Там должно быть полно и понятно указана следующая информация: продукция, ее цена, наличие, учет, причины несоответствия, дата предшествующей инвентаризации и ее итоги. В заключительной графе должны быть указаны итоговые суммы, а также недостатки/излишки.

Организация и проведение ревизии (стр. 1 из 2)

Составление программы проведения ревизии Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии (далее — программа ревизии). Программа ревизии включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации. Она также составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий. Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и участки работы между его исполнителями.

Ревизия финансовой системы компании

Направления финансовой ревизии представлены на схеме (рис. 2 необходимых условия для проведения ревизии финансовой системы: 1) ревизор должен быть профессионалом в области учета, финансов, контроля, уметь решать нестандартные задачи; 2) ревизору должна быть обеспечена всесторонняя поддержка топ-менеджмента, доступ к информации любого уровня конфиденциальности.

Далее аудитору необходимо провести опрос-анкетирование в структурных подразделениях, работа которых прямо или косвенно связана с финансами компании.

Раздел 2. Ревизия

Например, плановый отдел организации в ходе предварительного контроля проверяет экономическую целесообразность планируемых службами расходов на следующий месяц. Во многих организациях введено обязательное визирование договоров главным бухгалтером.

На этапе последующего контроля устанавливаются своевременность выполнения задания, эффективность действий, качество результата. Часто своевременность выполнения заданий контролируют помощники, референты, секретари.

Эффективность действий определяют экономические отделы, технические службы. Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации в течение смены, суток, недели и т. д.

3. Организация проведения ревизии

Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.Программа ревизии состоит из темы, периода, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

По требованию руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора) при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемой организации в соответствии с действующим законодательством РФ обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) по согласованию с руководителем ревизуемой организации.

Выделенные руководителем ревизионной группы ревизоры включаются в состав инвентаризационной комиссии и контролируют её работу.

Ревизоры

Права и обязанности ревизора

Он подписывается начальником ревизионной группы, главным бухгалтером и руководителем.

Опытные ревизоры уже знают, где искать эти «подводные камни». Благодаря контрольным мероприятиям выявляется нецелевое расходование средств предприятия, завышенные цены на товары, нарушение в расчете заработной платы работникам, выплаты отпускных и так далее.

Ревизор – это законный представитель ревизующего органа. У проверяющего есть определенные обязанности и права.

Они прописываются в должностной инструкции. Если ревизия проводится аудиторской фирмой, то обязанности и права определяются в договоре.

Особенности проведения ревизии в магазине продуктов

За проведение ревизионных мероприятий после работы членам комиссии и материально-ответственным лицам придется заплатить сверхурочные, а если совмещать торговлю с проверкой товарных остатков, пострадает точность последней. Специально для магазинов — товароучетная и кассовая программа Бизнес.Ру Розница.

Автоматизированное место кассира, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС, работа с весовыми товарами, складской учет и аналитика продаж. Но все же руководству организации нужно контролировать запасы материальных ценностей, а бухгалтерии — иметь актуальные и достоверные учетные данные.

Поэтому выбор одного из этих способов — не прихоть, а необходимость. На практике эти способы успешно совмещаются и чередуются, что делает общую картину достоверной.

Частота проведения ревизии в продуктовом магазине зависит от предпочтений собственников организации. Никакие отдельные нормативно-правовые акты этот вопрос не регулируют.

Ревизия кассы: порядок проведения и составление акта

Значение этих мероприятий сложно переоценить.

В ходе инвентаризации анализируется положительный опыт предприятия в сфере хозяйствования. Кроме этого, проводится оценка допущенных нарушений и злоупотреблений.

Подобно любой другой контрольной операции, ревизия кассы осуществляется с использованием специальных методов, которые обеспечивают системность ее выполнения.

Ревизия кассы и надзор за соблюдением финансовой дисциплины направлены на установление достоверности сведений, предоставленных в отчетности, путем сопоставления данных с фактическим состоянием дел.

Еще одной целью процедуры выступает выявление и пресечение нарушений закона в сфере оборота средств.

Результаты ревизии кассы позволяют аудитору или инспектору сформировать объективное мнение о финансовой отчетности фирмы, опровергая либо поддерживая ее деловую репутацию.

Порядок проведения ревизии кассы строго регламентирован. В соответствии с законом, выполнять данную процедуру уполномочены:

Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Проводить ревизию кассы могут:

  1. сотрудники Росфиннадзора;
  2. специалисты территориальных налоговых инспекций;
  3. руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа.

Инвентаризация кассы: порядок проведения

Кто проводит ревизию в организации

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.

1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы.

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины.

Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.

9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Кто проводит ревизию в организации

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет».

Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

С МоимСкладом провести инвентаризацию стало просто — теперь наше приложение можно установить на терминалы сбора данных.

Установите его на ТСД АТОЛ, направляйте ТСД на штрихкоды, «пропикайте» все товары на складе и получите инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством. Инструкция здесь.

А еще в нашем сервисе можно скачать все нужные документы: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно – работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене.

В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей.

Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию.

Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Ревизия бухгалтерского учета и отчетности

Кто проводит ревизию в организации

Бухучет — одна из важнейших составляющих системы управления компанией. Чтобы владельцы и менеджеры организации могли быть уверены в том, что в этой области все в порядке, бухгалтеров необходимо контролировать. Для этого часто используется ревизия состояния бухгалтерского учета. Рассмотрим, как она проводится и какие задачи решает.

Понятие ревизии и ее задачи

Ревизия вообще — это проверка соответствия того или иного процесса установленным нормам. Таким образом, бухгалтерская ревизия представляет собой контроль за соблюдением законодательства о бухучете.

В широком смысле ревизией в бухгалтерии можно назвать и налоговую проверку. Близка к ней также бухгалтерская экспертиза, которую проводят правоохранительные органы при расследовании экономических преступлений.

Но в обоих этих случаях инициатором ревизии являются внешние структуры, а цели, мягко говоря, не совпадают с задачами бизнеса. Поэтому далее будем говорить только о ситуации, когда решение о проверке принимают владельцы компании или топ-менеджеры.

В этом случае бухгалтерская ревизия организации может решать следующие основные задачи:

  1. Объективная оценка финансового состояния бизнеса и стоимости активов. Это может понадобиться, например, при реорганизации компании или при изменении состава учредителей.
  2. Проверка профессионального уровня бухгалтерской службы. Руководители компании далеко не всегда являются специалистами в финансовой сфере, поэтому им трудно самостоятельно оценить квалификацию бухгалтеров. Следовательно, если возникают сомнения, то лучший способ разрешить их — провести детальную проверку учета.
  3. Выявление фактов недобросовестности сотрудников: халатность, нецелевое использование ресурсов, хищение и т.п. Например, иногда специалисты отдела снабжения производят закупки по завышенным ценам, получая вознаграждение от контрагентов. Найти таких нарушителей можно с помощью анализа расчетов и сопоставления цен на приобретаемые материалы с рыночным уровнем.
  4. Подготовка к внешним проверкам: налоговым, аудиторским, участию в тендерах. В двух последних случаях особое внимание обращают на ревизию бухгалтерской отчетности. Ведь классическая аудиторская проверка заключается именно в подтверждении достоверности отчетов. Также баланс с необходимыми приложениями в обязательном порядке входит и в комплект документов, предоставляемых на тендер.

Иногда ревизия бухгалтерских документов назначается и по форс-мажорным обстоятельствам: если по итогам уже прошедшей налоговой или аудиторской проверки были выявлены серьезные нарушения. Но лучше, конечно, не дожидаться подобного результата, а заранее продумать, кому можно доверить ведение бухгалтерского и налогового учета.

О преимуществах аутсорсинга

При передаче учета на аутсорсинг обязательной частью процедуры является ревизия текущего состояния дел. От ее результатов во многом зависит, как в дальнейшем будет происходить взаимодействие между заказчиком и бухгалтерской фирмой. Зачастую, до приема организации «в работу», ее учет необходимо существенно скорректировать, а в сложных случаях — даже полностью восстановить.

Порядок проведения ревизии бухучета

В крупных компаниях ревизия, как правило, проводится собственными силами. Для этого предназначены специальные подразделения — службы внутреннего аудита.

Компании, относящиеся к среднему и малому бизнесу, обычно поручают проверку бухслужбы сторонним организациям: аудиторским или консалтинговым фирмам.

Как выбрать аудиторскую компанию и почему рейтинг крупнейших не единственный критерий?

Важно!

Независимо от исполнителей и цели проверки, она включает в себя следующие этапы:

  1. Документирование решения.
    Руководитель компании издает соответствующий приказ. В нем отражаются состав ревизионной комиссии, сроки проверки ревизии и ее объект. Это может быть как весь бухучет, так и его отдельные разделы, например, касса, расчеты с контрагентами или начисление зарплаты. Если проверка поручается внешней организации, то это также отражается в приказе. Компании, имеющие штатную службу внутреннего аудита, обычно разрабатывают подробное положение, регламентирующее проведение проверок, а в приказе просто ссылаются на него. Сторонние же проверяющие работают по собственным регламентам, согласовав применяемые методики с заказчиком.
  2. Подготовка.
    На этом этапе проверяющие составляют план ревизии, исходя из установленного срока, и запрашивают у ответственных лиц необходимые документы.
  3. Проведение проверки.
    Методы, применяемые на этом этапе, зависят от того, какие разделы подлежат ревизии. Например, если речь идет об учете денежных средств или иных ценностей, то, кроме анализа документов, необходимо провести инвентаризацию. А при проверке расчетов может потребоваться сверка с контрагентами.
  4. Оформление результатов.
    Документально бухгалтерская ревизия оформляется в виде акта. Он включает в себя все выявленные нарушения и рекомендации проверяющих по устранению недостатков.

Использование результатов ревизии

По итогам проверки владельцы и руководство компании могут принять решение об изменении системы организации учета. Глубина реорганизации зависит от серьезности выявленных нарушений:

  1. Внесение изменений в учетную политику и регламент документооборота.
  2. Реорганизация бухгалтерской службы, полная или частичная смена кадрового состава. 
  3. Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг.

Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Все перечисленные меры могут применяться как по отдельности, так и совместно. Пример — аутсорсеру отдается не весь бухучет, а только проблемные участки. Оставшаяся же часть финансовой службы проходит реорганизацию, осваивает новые регламенты и т.д.

Наш опыт

Штатные бухгалтеры чаще всего допускают ошибки при расчете зарплаты. В ходе проведения аудита мы выявляли недочеты в 85% случаев.

А ведь нарушения, связанные с оплатой труда, являются самыми тяжелыми с точки зрения возможных последствий.

Предприятием, допустившим их, могут заинтересоваться не только налоговики, но и трудовая инспекция, а также правоохранительные органы. Подробнее о ревизии начисления зарплаты мы рассказали здесь.

Вывод

  • Если у владельцев бизнеса возникли сомнения в достоверности учетных данных — подтвердить или развеять их поможет ревизия бухучета.
  • Проводить такую проверку можно как собственными силами, так и с привлечением внешних консультантов.
  • Итоги ревизии могут стать причиной серьезных оргвыводов, вплоть до полного изменения подходов к организации учета.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.