Как заполнить табель если сотрудник прогулял больше месяца

Правильные обозначения отсутствия работника – как отмечаются прогулы в табеле учета рабочего времени

Многими предприятиями прогул расценивается как грубое нарушение норм внутреннего распорядка режима труда и отдыха.

Данная провинность сопровождается наложением дисциплинарного взыскания, единичные ситуации могут повлечь за собой расторжение трудового контракта с провинившимся сотрудником.

Ведение учета рабочего времени

Табель ведется в организации для подтверждения отработанных часов у подчиненных. Его необходимость составления заключается в контролировании режима работы каждого работника, получении информации об отработанных часах, расчете заработной платы и составлении отчетности для органов статистики.

Какие обозначения поставить, если работник не вышел на работу

Когда трудящийся отсутствует на работе по невыясненным причинам (нет необходимых документов о причине отсутствия), не уведомив о своем отсутствии кадровую службу и руководителя, в табеле проставляется буквенное обозначение «НН» (24).

Данный код фиксируется до тех пор, пока сотрудник не выйдет на рабочее место.

Обратите внимание: за факт отсутствия на работе работника можно наказать. Трудовым кодексом предусмотрено только три вида взыскания — замечание, выговор и увольнение.

Как отмечается отсутствие без уважительной причины?

Даже в случае сообщения руководителем о прогуле работника, проставлять код прогула «ПР» торопиться не стоит. Следует дождаться, когда отсутствующий специалист принесет бумагу с объяснениями.

Если причина пропуска не является уважительной, в табеле записывается «ПР» (30).

Бывают случаи, когда проставлены обозначения прогула, а работник отсутствовал по уважительным причинам. Следовательно, табель в бухгалтерию представлен неверный и требует корректировки.

Трудовым кодексом РФ не регламентированы обстоятельства, являющиеся в унифицированном режиме уважительными. То есть законом возлагается на работодателей самостоятельное определение, является ли каждая ситуация в отдельности уважительной причиной отсутствия подчиненных на работе.

Как правило, уважительными считаются причины:

• болезнь работника;
• смерть близкого родственника сотрудника;
• стихийные бедствия, пожар;
• дорожно-транспортные происшествия.

Определяя уважительность причины, следует основываться на принципы разумности и справедливости.

Не стоит забывать о необходимости составления акта в случае неявки специалиста на работу.

Если не планируется применение дисциплинарного взыскания к увольняющемуся работнику, то возможно оформление отпуска сотрудника без оплаты.

Как обозначаются неявки – образец заполнения Т-13

Существует 2 варианта заполнения табеля: сплошное (за каждый день проставляется обозначение) и по отклонениям (отмечаются только опоздания, пропуски).

Четких указаний по поводу заполнения табеля нет, для каждого предприятия информация в табель записывается основываясь на практические навыки. Если более удобным кажется буквенное обозначение в табеле, применяются они, в противном случае — ставятся цифры.

На бланке табеля в верхней строчке фиксируются данные об отсутствии работника —НН, ПР, нижняя строка остается незаполненной. Для окончательного подсчета отработанных часов за месяц, эти дни в расчет не берутся.

На практике бывают ситуации, когда сотрудник отсутствовал не весь рабочий день, а только несколько часов. В данной ситуации необходимо обозначить факт прогула и частичную явку. Для унифицированного бланка табеля используется двойной код – «Я/ПР», через дробь указываются отработанные и пропущенные часы.

Пример заполнения табеля при отсутствии без уважительной причины 1 час:

Выводы

Прогул — проступок работника, за совершение которого он может поплатиться своим трудовым местом.

Работодатель также может проявить снисходительность, оформив выговор, замечание или даже не применять никакого наказания провинившемуся подчиненному.

Нарушение трудового регламента оформляется документально, иначе предприятием доказать свою правоту в судебном органе не удастся.

Перед вынесением решения о привлечении к дисциплинарному взысканию работодателю необходимо выяснить, не истек ли срок для данного мероприятия. Данный вид увольнения должен придерживаться положений ст. 193 ТК РФ. Взыскание допускается не позднее 30 дней с даты обнаружения проступка, время болезни сотрудника, нахождения в отпуске в расчет не берется.

Как заполнить табель если сотрудник прогулял больше месяца

Коды для (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Код буквенный цифровой Продолжительность работы в дневное время Я 01 Продолжительность работы в Н 02 Продолжительность работы в РВ 03 Продолжительность С 04 Продолжительность работы ВМ 05 К 06 Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный ОД 10 Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка У 11 Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12 Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

4 ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов: табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведёт уполномоченное лицо; подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы; после

Форма 0504421.

Корректирующий табель учета рабочего времени

Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата. Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса.

Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей.

Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен .

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам.

Заполняем табель рабочего времени при «отклонениях»

Если работник в течение дня работал, например, 6 часов, а остальное время (например, 2 часа) по уважительной причине с согласия руководителя был освобожден от работы, в табеле учета рабочего времени указываете в верхней графе буквенный код «Я» или цифровой «01», а в нижней — продолжительность отработанного времени в часах (в нашем случае «6»).

Неотработанные часы никак отражать и оплачивать не нужно, в том числе окладникам.

Дни болезни были отражены в табеле как дни отпуска. О том, что работник заболел, вы узнаете только после того, как он выйдет на работу. Поэтому вам нужно исправить табель, отразив в нем дни болезни.

Поэтому в табеле до момента

Что отразить в табеле учета рабочего времени в последний рабочий день при увольнении сотрудника за прогул?

Поэтому у работодателя нет оснований увольнять сотрудника как днем совершения прогула, так и днем, предшествующим дню прогула. Сотрудника следует уволить днем, когда собраны все подтверждающие документы и имеются достаточные основания для принятия решения о наличии прогула и издания приказа об увольнении.

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Каким числом уволить сотрудника за прогул Днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал,

Как обозначить в табеле дни прогула?

Читайте о еще больше по ссылке.

Если организация применяет унифицированные формы, то в табеле учета рабочего времени проставьте двойной код «Я/ПР» (, утвержденная ). Также укажите часы, которые сотрудник фактически отработал в этот день. Например, не 8 стандартных часов, а 3,5, если сотрудник присутствовал на работе 3,5 часа, а остальные 4,5 прогулял.

Эти часы работодатель оплачивает в общем порядке.

То есть по итогам месяца работник получает зарплату . Если организация применяет табеля, также отразите два кода, которые соответствуют явке и прогулу, и проставьте количество отработанных часов. Эти правила следуют из статьи 91 Трудового кодекса РФ, , статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Об читайте подробнее по ссылке.

В случае, если работник прогулял 4 или менее часа, то следует ввести собственное обозначение для отсутствия работника и по аналогии с указанными выше правилами, указать в табеле двойное обозначение (см.

образец приказа в приложении к ответу ниже)

Как правильно отразить в табеле учета рабочего времени, если работник отработал 2 часа, а остальное время прогулял?

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как отразить в табеле прогул, если сотрудник прогулял не весь день, а только его часть В табеле нужно отразить двойной код и прогула, и явки с указанием фактических часов работы сотрудника.

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника ().

Поэтому если сотрудник отсутствовал на работе часть дня и по итогам работодатель признал причины отсутствия неуважительными, то в табеле нужно зафиксировать и частичную явку, и .

Например, не 8 стандартных часов, а 2, если сотрудник присутствовал на работе 2 часа, а остальные 6 прогулял. Эти часы работодатель оплачивает в общем порядке.

То есть по итогам месяца работник получает зарплату .

Когда неявка работника считается прогулом?

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс.

Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер: в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия.

Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами; руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника.

Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки)

Увольнение за прогул: нет человека — но есть проблема

Начнем с того, что прогул — это грубое нарушение работником трудовых обязанностей.

Поэтому уволить можно даже того, кто прогулял работу один раз. Этим прогул отличается от менее «тяжких» нарушений, например опозданий на работу.

Хотя и в случае прогула к работнику могут быть применены более мягкие санкции, чем увольнение, — замечание и выговор.

Когда неявка работника считается прогулом?

Вы узнаете:

• Что включает в себя понятие «прогул» и каковы меры по предотвращению потерь от прогулов
• Как правильно зафиксировать неявку работника на работе
• Какие меры может принять работодатель по отношению к прогульщику

В любой организации случается, что работники не выходят на работу. Порой, даже при наличии уважительных причин (например, по болезни), работник не только не сообщает о своем отсутствии работодателю, но и не подтверждает невыход на работу оправдательными документами. В этом случае неявка считается прогулом.

Но бывают ситуации, в которых сложно разобраться сразу: по уважительной причине работник перестал ходить на работу или нет, в каких ситуациях его можно уволить, а в каких — категорически нельзя. Нередко однозначная на первый взгляд ситуация при дальнейшем рассмотрении оказывается далеко не такой простой.

Как правильно оценить ситуацию? Какие документы и в какие сроки оформлять? Как не допустить нарушений трудового законодательства? Эти и другие вопросы рассмотрим в данной статье.

МЕРЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПОТЕРЬ ОТ ПРОГУЛОВ

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

• в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия. Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами;
• руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника. Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки));
• руководитель должен иметь конкретные инструкции, регламентирующие его действия в случае неявки работника без предупреждения (пример 1).

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

Пример 1

Памятка руководителю подразделения о действиях в случае неявки работника

1.  Позвоните работнику по всем известным вам номерам телефонов (домашнему, мобильному и т. д.) и выясните причину и возможный срок его отсутствия.
2.  Опросите подчиненных, не говорил ли работник о возможном отсутствии на работе. Если кто-то из работников осведомлен о причинах неявки коллеги, попросите изложить их в докладной записке на имя руководителя организации.
3.  Составьте акт об отсутствии работника, мерах, принятых по его розыску и их результатах.
4.  Отнесите все документы в отдел кадров и получите там инструкции по дальнейшим действиям в отношении отсутствующего работника.

Максимально четко прописывайте в документах рабочее место работника (цех, станок, номер кабинета. Если у вас сеть магазинов и регулярно проводится ротация персонала, такая конкретика, с одной стороны, усложнит работу кадровых служб, увеличивая документооборот, с другой — позволит защитить интересы работодателя.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Согласно ч. 4 ст.

57 ТК РФ условие трудового договора о рабочем месте является факультативным (то есть необязательным) уточнением условия о месте работы.

При оформлении работника-совместителя акцентируйте его внимание на том, что работа по совместительству (в отличие от фриланса) выполняется регулярно, отпуск ему положен, как и по основному месту работы, но уходить в него самовольно запрещается. Как показывает практика, многие работники воспринимают совместительство как дополнительный заработок при наличии у них свободного времени, не понимая, что вторая работа — это такие же обязательства, что и при выполнении основной.

РАБОТНИК НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ: ФИКСИРУЕМ НЕЯВКУ

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Четкая фиксация неявки поможет, если с течением времени подтвердится факт прогула, и не повредит, если работник принесет листок нетрудоспособности.

Акт о неявке должен быть составлен в присутствии двух свидетелей.

Лучше, если в их качестве выступят работники из смежных подразделений — если работник станет оспаривать свое увольнение в суде, то не сможет сослаться на якобы оказываемое на свидетелей давление со стороны руководителя.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя немедленно приступать к активному розыску. Но если пропавший работник — человек ответственный, живет один, а его телефон не отвечает, рекомендуем съездить к нему домой — возможно, работнику нужна срочная помощь.

Например, стоматолог Н. не пришел вовремя на работу. Никто из сослуживцев не слышал, чтобы врач планировал срочно уехать или жаловался на плохое самочувствие.

Заведующая отделением звонила ему в течение всего дня, но телефон молчал. Обеспокоенная отсутствием Н., она поехала к нему домой. Дверь никто не открыл.

Когда вызванный участковый милиционер вскрыл квартиру, оказалось, что 45-летний мужчина мертв (как выяснилось, вследствие инсульта).

В случае невыхода работника на работу в табеле учета рабочего времени ставится буквенный код «НН» либо цифровой 30 (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств))[1]. Если табель ведется:

• вручную, можно делать пометки карандашом, чтобы после выяснения причин отсутствия вписать ручкой «Б», «Т» или «ПР»[2];
• с помощью компьютера, то все корректировки распечатываются после прояснения обстоятельств неявки.

Если организация большая, со сложной структурой, для единообразия документооборота порядок учета рабочего времени при отсутствии работника следует четко прописать в локальном нормативном акте.

Если нет уверенности, что работник болеет, первую неделю имеет смысл составлять акты об его отсутствии ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели, составляемым по пятницам. Законодательством этот вопрос не урегулирован, поэтому нужно руководствоваться здравым смыслом и судебной практикой.

Законодательством также не установлен фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В судах в качестве доказательств чаще всего признаются:

•  табель учета рабочего времени с соответствующими отметками;
•  акты или служебные записки об отсутствии работника на рабочем месте;

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

А также заверенные распечатки из электронной системы учета входа-выхода работников (абзац 5 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»).

Как поставить прогул в табеле

Табель ведется в организации для подтверждения отработанных часов у подчиненных. Его необходимость составления заключается в контролировании режима работы каждого работника, получении информации об отработанных часах, расчете заработной платы и составлении отчетности для органов статистики.

Прогулы

Прогул может стать одним из основания для разрыва трудового соглашения по желанию работодателя.

Прогул – это не нахождение работника на положенном месте без удовлетворительной причины в течение 4-х и более часов к ряду во время одного дня (смены). От продолжительности смены ничего не зависит (работник прогуливал рабочее время). Начальник может определять как прогул и следующие моменты:

• Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
• Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
• Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.

Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, является ли прогулом та или иная ситуация. В итоге, часто вердикты судей оказываются некорректными и поспешными.

Необходимые настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине 

Чтобы в программе имелась возможность регистрировать отсутствие по невыясненной причине в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки:

Регистрация отсутствия по невыясненной причине 

Отсутствие по невыясненной причине регистрируется документом Прогул, неявка (Кадры – Все отсутствия сотрудников):

Ввод документа «Прогул, неявка» 

Если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Прогул, неявка вводит пользователь с профилем Кадровик, указывая в нем сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик – утверждает документ.

В документе:

• в реквизите Месяц следует указать месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие;
• выбрать вид отсутствия Отсутствие по невыясненным причинам;
• указать период отсутствия. Если дата окончания периода отсутствия еще не известна (сотрудник продолжает болеть), то если документ вводится перед расчетом аванса, то указывается 15 число месяца, если перед расчетом зарплаты — последнее число месяца.

Пример 1

• Факт отсутствия сотрудника регистрируется с помощью документа Прогул, неявка.
• В документе следует указать Месяц – апрель, так как именно при расчете аванса за апрель следует учесть это отсутствие.
• В качестве периода отсутствия в этом случае следует указать период с 10 по 15 число, так как дата окончания болезни сотрудника еще не известна, а рассчитываться будет зарплата за первую половину месяца – с 01 по 15 апреля, следовательно, в базе должны быть отражены все неявки, которые произошли по 15 апреля.

Если в рассматриваемом примере до конца месяца не вернется и не предоставит листок нетрудоспособности, то потребуется ввести отсутствие по невыясненной причине и на период с 16.04 по 30.04, чтобы это отсутствие было учтено при окончательном расчете зарплаты за апрель.

Пример 2

В этом случае также требуется ввести документ Прогул, неявка для данного сотрудника и зарегистрировать апрелем отсутствие по невыясненной причине за период с 27.04 по 30.04.

Утверждение документа «Прогул, неявка» 

1. После проведения пользователем с профилем Кадровик документа Прогул, неявка, в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден.

   Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, воспользовавшись командой Утвердить из журнала или установив соответствующий флажок в самом документе:

2. Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при его проведении.
3. После утверждения документа Прогул, неявка при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.

Отражение отсутствия по невыясненной причине в табеле учета рабочего времени 

Периоды отсутствия по невыясненной причине отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом НН:

Действия после того, как сотрудник представил «больничный» 

После того, как сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, в программе необходимо зарегистрировать документ Больничный лист. При этом нет необходимости как-то специально сторнировать или удалять документ Прогул, неявки.

Оформляем правильно отстранение работника от работы

Как только работодатель усмотрит одну из приведённых выше причин, работника нельзя допускать на рабочее место до того момента, как причина устранится. При этом время отстранения не оплачивается, но с оговоркой: если сотрудник не прошёл проверку знаний ТБ или медкомиссию не по своей вине, то время отстранения оплачивается, как простой, то есть в размере 2/3 оклада.

Какие обозначения поставить, если работник не вышел на работу

Когда трудящийся отсутствует на работе по невыясненным причинам (нет необходимых документов о причине отсутствия), не уведомив о своем отсутствии кадровую службу и руководителя, в табеле проставляется буквенное обозначение «НН» (24).

Данный код фиксируется до тех пор, пока сотрудник не выйдет на рабочее место.

Обратите внимание: за факт отсутствия на работе работника можно наказать. Трудовым кодексом предусмотрено только три вида взыскания — замечание, выговор и увольнение.

Как оформить увольнение за прогул

Согласно Постановлению Пленума Верховного Суда от 17.02.2004 № 2, прогулом признается:

• отсутствие на работе (вне пределов рабочего места) без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня;
• самовольное использование дней отдыха;
• самовольный уход в отпуск.

Нормальный и ответственный работник всегда предупредит работодателя, если у него что-то случается, и он не выходит на работу. А вот если он пропал и на телефонные звонки не отвечает, вероятно, он прогуливает. Разберем процедуру оформления увольнения за прогул.

Шаг 1. Фиксируем факт отсутствия

Составляется акт в свободной форме в присутствии двух свидетелей.

Образец бланка акта отсутствия работника на рабочем месте

Скачать

В первый день таких актов надо сделать не менее двух. Первый — до обеда, второй — перед окончанием рабочего дня. В последующие дни (не более трех) составляется по одному акту на каждый день отсутствия.

Если сотрудник так и не появился, работодатель продолжает составлять по одному акту в неделю до фактического появления человека на работе или принятия решения об отправке ему вопросов о причинах отсутствия по почте.

При увольнении этот акт будет служить одним из подтверждающих документов.

Шаг 2. Отмечаем неявку в табеле учета рабочего времени

До того момента, как работник выйдет на работу и объяснит причины своего отсутствия, необходимо проставить коды в табеле учета рабочего времени: код НН (неявка по невыясненной причине).

Ставить код ПР (прогул) до момента предоставления письменных объяснений (или акта об отказе в предоставлении объяснений) нельзя, суд в последующем может признать такую позицию предвзятой, а увольнение — незаконным.

Шаг 3. Сообщаем руководству компании

В первый же день отсутствия работника его руководитель должен сообщить об этом генеральному директору. Данное сообщение оформляется в виде докладной записки о прогуле работника или служебной записки, в которой:

• кратко описывается ситуация (сотрудник на работе не появился и на связь не выходит);
• содержится предложение о получении письменных объяснений от сотрудника с последующим принятием решения о привлечении его к дисциплинарной ответственности, в том числе в виде увольнения.

Шаг 4. Задаем вопросы

Если работник не появляется длительное время, на телефонные звонки не отвечает, у работодателя есть возможность направить ему вопросы о причинах его отсутствия почтой.

В данном случае составляется официальное письмо на бланке организации с требованием объяснить причины отсутствия. Подписывать такое письмо должен генеральный директор.

В письме необходимо указать срок, к которому сотруднику необходимо предоставить свои объяснения. Этот срок должен быть разумным, например, 15 календарных дней, и включать в себя время:

• почтовой пересылки адресату;
• фактического написания объяснения;
• обратной почтовой пересылки.

Как отмечает управляющий партнер юридической компании «Варшавский и партнеры» Владислав Варшавский, у сотрудника обязательно надо затребовать разъяснение причин отсутствия на работе, поскольку право работника на предоставление объяснений предусмотрено законом.

В противном случае решение работодателя уволить подчиненного за прогул может быть признано судом необоснованным. В качестве примера юрист привел Определение Московского городского суда от 30.07.

2018 № 4г/7-8964/18, из которого можно сделать следующий вывод: работодатель не предоставил работнику возможность объяснить причины отсутствия на рабочем месте, а значит, существенно нарушил порядок увольнения по собственной инициативе.

На этом основании увольнение было признано незаконным, и работодателю пришлось восстановить работника в занимаемой должности, выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула и компенсировать моральный ущерб.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Если по истечении разумных сроков ответа не будет или письмо вернется в связи с истечением срока его хранения, необходимо составить акт об отказе в предоставлении объяснений. Именно он может понадобиться для обоснования последующего увольнения в суде.

Образец письма с вопросами о причинах прогула

Скачать

Если работник появился на работе и оправдательных документов не предоставил, в этот же день ему необходимо вручить вопросы о причинах его отсутствия. У него есть два рабочих дня для написания своего объяснения.

Если по прошествии этого времени объяснения предоставлены не будут, на третий день составляется акт об отказе в предоставлении письменных объяснений.

Если объяснения по существу предоставлены, переходим к следующему шагу.

(если есть акт об отказе, этот шаг можно пропустить)

В ТК РФ отсутствует перечень причин отсутствия, которые могут быть признаны уважительными. В качестве уважительных причин судами признается отсутствие в связи с:

• вызовом по повестке в органы внутренних дел или суд;
• временной нетрудоспособностью, подтвержденной больничным либо выпиской из амбулаторной карты больного.

Во всех остальных случаях работодатель сам решает вопрос об уважительности причин неявки на работу. И если работодателем будет дана предвзятая и необъективная оценка причин отсутствия, работник может быть восстановлен на работе.

Увольнение сотрудника за прогулы без уважительной причины требует очень четкого оформления и соблюдения процедуры. В противном случае сотрудник без вариантов будет восстановлен на работе.

Шаг 6. Готовим обоснование для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности

Обоснование к привлечению к дисциплинарной ответственности оформляется в виде:

• докладной или служебной записки;
• заключения по итогам разбирательства.

В документе кратко указываются:

• обстоятельства для его издания;
• выясненные причины и условия, по которым сотрудник отсутствовал на работе;
• предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Работодатель по итогам рассмотрения данного основания может согласиться с доводами, которые в нем изложены, а может и не согласиться. В любом случае на документе появится его резолюция, например:

• согласен;
• увольнение заменить выговором;
• не согласен, к дисциплинарной ответственности не привлекать.

В любом случае это решение работодателя, который, в соответствии с ТК РФ, имеет персональное право наказывать или не привлекать виновное лицо к дисциплинарной ответственности.

Шаг 7. Оформляем приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности

Приказ об объявлении замечания или выговора за прогул оформляется в свободной форме.

Образец приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности за прогул без увольнения

Скачать

Если руководство приняло решение уволить виновного, приказ оформляется по унифицированной форме Т-8. Оформление увольнения за прогулы производится по статье 81 ТК РФ.

Шаг 8. Знакомим работника с приказом

Работник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении или применении к нему дисциплинарного взыскания (неважно, что это будет, — выговор или увольнение) в течение трех рабочих дней с даты его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если он отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт в произвольной форме в присутствии двух свидетелей.

Шаг 9. Заполняем трудовую книжку

Запись в трудовую книжку при увольнении за прогул вносится следующая: «Уволен за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт “а” пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ».

Шаг 10. Выдаем трудовую книжку

В последний рабочий день сотруднику должны быть выплачены все причитающиеся ему денежные выплаты, а также выдана на руки трудовая книжка. За ее получение получатель расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Если отказывается, составляем акт в произвольной форме в присутствии двух свидетелей.

Если человек фактически отсутствует в день своего увольнения (последний день своей работы), работник отдела кадров в этот день обязан направить уведомление о необходимости явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на пересылку почтой.

Если человек не пришел и согласие не предоставил, работодатель обязан хранить такую трудовую книжку в течение 75 лет.

Отражение прогула в табеле учёта рабочего времени

Прогул в нормативном табеле учета рабочего времени должен быть правильно отражен для расчета с сотрудником. Он может потребоваться в качестве одного из доказательств неявки, которое учитывается судом. Существуют определенные нормы написания табеля. Работник не имеет право спорить с расторжением контракта за прогул в 2 случаях:

• Начальник назначил взыскания в течение 30 дней с момента выявления прогула;
• У работодателя имеются весомые доводы.

Именно поэтому так важно соблюдать все правила оформления табеля учета рабочего времени.

Код ИНН

Код ИНН ставим, пока причина, по которой работника нет на положенном месте, не выяснена. Прямой доказательный факт прогула в табеле учета рабочего времени – пометка «НН» или «30». Они способны гарантировать работодателю положительный исход судебного разбирательства.

Стоит упомянуть, что судебная инстанция не заостряет внимание на виде табеля. Ее не интересует, использует ли работодатель индивидуальный бланк, форму No Т-12 или No Т-13. Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).

Частые ошибки

Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:

В табеле нет пометки о прогуле

Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.

При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.

Противоречие в документах

Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.

Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.

В табеле не поставлена подпись работодателя

Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.

Судебная инстанция может принять позицию сотрудника в нескольких случаях:

• Когда в табеле нет подписей начальства;
• Когда работодатель не смог привести дополнительные доказательства прогула.

Несмотря на неплохие шансы на победу, стоит проконтролировать, чтобы все требуемые подписи находились на своих местах в табеле. Обычно суды полностью проверяют причины для разрыва трудовых отношений по инициативе начальства. Рекомендуется при использовании собственной формы во время утверждения бланков все оформить так, чтобы количество подписей снизилось до минимума.

Корректирующий учетный табель

Когда прогул сотрудника был выявлен, нужно составить корректирующий табель. Тогда при возникновении споров начальник сможет без труда доказать факт не нахождения на рабочем месте. Следует придерживаться определенных норм:

Правильно помечайте прогулы

Важно, когда человек перестает регулярно появляться на рабочем месте, не упустить обозначений «НН» или «30». Эти кодировки указывают на факт прогула сотрудника по неизвестным обстоятельствам. Также они могут быть использованы при опоздании или уходе раньше окончания смены. Тогда за недоработку можно начислять меньше денег. Но не стоит забывать отмечать часы, которые были отработаны.

Учет выходных дней

Даже во время прогулов выходные дни, определенные индивидуальным графиком человека, должны быть отмечены кодировкой «В» или «26». Сотрудник не может явиться в эти дни, они считаются нерабочими. В одном из процессов суд отрицательно оценил табель, где числись только «НН». Дело в том, что в учете времени других работников все было заполнено согласно установленным нормам.

Вовремя изменяйте данные

Пока не была определена причина неявки работника на свое место, не помечайте табель кодировкой «ПР» или «24». Предварительно стоит убедиться в том, что положительных оправдывающих факторов нет на все дни.

В начале стоит потребовать от сотрудника объяснительную, затем начальник может составить указ о назначении взыскания. Хотя работник не оспорит расторжение по факту прогула, если работодатель сразу вместо «НН» оставит пометку «ПР».

В суде важна доказательная база (неявка), а не этот момент оформления.

Когда факт прогула станет неоспоримым, напишите корректировочный документ для этого человека. Это дополнительный документ, оформленный с кодом «НН». Он составляется на текущий день, но на все время прогулов.

В этом табеле кодировка «ПР» будет правильной». Если на какие-либо дни сотрудник сможет принести документы, оправдывающие прогул, то стоит внести эти данные в документ учета под нужными кодами.

Например, можно оставить пометки «Б» или «Т», если причиной неявки стала нетрудоспособность.

Также на момент заполнения табель соответствовал реальной ситуации. И он явно продемонстрирует, что человек не находился на своем рабочем месте. Последняя причина – для бухгалтерии нет разницы между обозначениями «НН» или «ПР». Им важно только то, что работник не имеет право получить деньги за эти часы.

Получится, что с расчетами все будет верно.