Должностная инструкция электронный документооборот

Содержание

О регламенте работы в единой системе электронного документооборота и делопроизводства

Должностная инструкция электронный документооборот

(с изменениями на 6 декабря 2019 года)

_____________________________________________________________________

Документ с изменениями, внесенными

постановлением Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П

постановлением Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2019 года N 450-П

______________________________________________________________________

В целях определения порядка работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Карелия Правительство Республики Карелия

(абзац в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)

постановляет:

Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

ГлаваРеспублики Карелия

А.П. Худилайнен

Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»

Утвержден постановлениемПравительства Республики Карелия

от 6 декабря 2013 года N 354-П

Общие положения

1.

Настоящий Регламент устанавливает правила и порядок работы с документами в органах исполнительной власти Республики Карелия в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее — ЕСЭДД), предназначенной для автоматизированной обработки документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру дел органов исполнительной власти Республики Карелия, за исключением документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.

Документы «Для служебного пользования» подлежат регистрации в ЕСЭДД без создания электронного документа.

2. Работа с документами в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Карелия.

2.1. Иные органы государственной власти Республики Карелия, государственные учреждения, подведомственные органам исполнительной власти Республики Карелия, государственные унитарные предприятия Республики Карелия, хозяйственные общества с долей Республики Карелия в уставном капитале, находящиеся в ведении органов исполнительной власти Республики Карелия, и органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Республике Карелия вправе работать в ЕСЭДД при соблюдении настоящего Регламента.

Подключение юридических лиц, указанных в абзаце первом настоящего пункта, к ЕСЭДД осуществляется в соответствии с техническим регламентом присоединения участников к ЕСЭДД, утвержденным администратором.

(пункт в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2019 года N 450-П, — см. предыдущую редакцию)

Основные понятия

3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины и понятия:

1) администратор — орган исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;

2) участник — орган исполнительной власти Республики Карелия или лицо, указанное в пункте 2.

1 настоящего Регламента;

3) пользователь — сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия или лица, указанного в пункте 2.

1 настоящего Регламента, в должностные обязанности которого входит ведение документооборота и делопроизводства;

4) функциональный сотрудник — сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого не входит ведение делопроизводства;

5) ЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;

6) РКК — регистрационно-контрольная карточка документа.

(пункт в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)

Порядок работы в ЕСЭДД

4. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется однократно. Документы, ранее зарегистрированные в ЕСЭДД, повторно не регистрируются, им присваивается уже существующий номер.

Передача документов между участниками, а также внутри структурных подразделений участников отражается в реестрах и журнале передачи документов в ЕСЭДД.

5.

Номенклатура дел утверждается каждым участником самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде в адрес администратора для внесения изменений в соответствующие справочники системы.

Функции и обязанности пользователя и функционального сотрудника

6. В обязанности пользователя входит:

1) ведение документооборота и делопроизводства;

2) осуществление выборочной проверки правильности заполнения информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.

7. Пользователь осуществляет следующие функции:

1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;

2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние документы функциональным сотрудникам в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника, внесенным в РКК;

3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;

4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;

5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника в РКК;

6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;

7) проставляет в РКК отметки о списании оригинала или копии документа «В дело» согласно номенклатуре дел;

8) при необходимости осуществляет редактирование справочника «Список организаций»;

9) осуществляет контроль за сроками исполнения поручений (резолюций) руководителя участника.

8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:

1) принимает к исполнению документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника;

2) проставляет отметку об исполнении в РКК.

Пользователи и функциональные сотрудники (далее — сотрудники участника) несут ответственность за правильность и достоверность внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.

9. Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к ЕСЭДД на основании письменной заявки участника согласно приложению к настоящему Регламенту.

На основании письменной заявки администратор организует:

1) установку программного обеспечения ЕСЭДД на компьютер сотрудника участника;

2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;

3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа в ЕСЭДД.

10. Сотрудник участника не имеет права передавать свои идентификационные данные другим лицам. Сотрудник участника обязан не реже 1 раза в год самостоятельно менять свой пароль.

В случае утраты пароля или когда пароль стал известен другим лицам, выдача нового пароля производится администратором на основании письменной заявки.

Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в течение одного рабочего дня со дня поступления уведомления о кадровых изменениях в структурных подразделениях участника.

Обязанности администратора

11.

В обязанности администратора входит:

1) настройка ЕСЭДД, формирование и корректировка справочников ЕСЭДД, настройка системных параметров и шаблонов, установление прав доступа сотрудника участника ЕСЭДД, в том числе по отношению к различным видам и группам документов;

2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности ввода информации в ЕСЭДД. При выявлении систематических ошибок, допускаемых сотрудниками участника, информация доводится до руководителя участника;

3) контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно со структурным подразделением участника, для которого эти сведения предназначены.

12. Администратор обеспечивает установку серверной и клиентской частей, необходимого общесистемного программного обеспечения, резервное копирование данных.Работа с обращениями граждан
13. Работа по рассмотрению, учету и анализу обращений граждан в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.

14. По итогам формирования гражданином обращения в орган исполнительной власти Республики Карелия путем заполнения соответствующей формы виртуальной приемной на Официальном интернет-портале Республики Карелия (http://gov.karelia.ru/) и его отправки обращению автоматически присваивается имитационный номер, который направляется гражданину по электронной почте. Имитационный номер позволяет заявителю отслеживать ход работы с обращением после его регистрации в ЕСЭДД.

15. Обращение с Официального интернет-портала Республики Карелия поступает в адрес участника в виде сообщения электронной почты, в котором указывается вся необходимая информация для регистрации обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.

16. После регистрации обращения гражданина в ЕСЭДД пользователь направляет информацию о регистрационном номере по адресу электронной почты (при наличии), указанному заявителем.

Электронный документ в ЕСЭДД

17.

В ЕСЭДД создаются и используются:

1) документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;

3) электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, а также от органов управления государственных внебюджетных фондов.

18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.

19. Передача электронных документов, подписанных ЭП, между участниками является достаточным условием, позволяющим идентифицировать участника и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется.

21. К РКК в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.

Допустимый формат прикрепляемых файлов:

1) для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);

2) для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Image File Format (TIFF).

Описание форматов для передачи электронных образов документов:1) Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования — черно-белый, разрешение — 300 dpi;

2) Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.

Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками.

Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.

Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а также своевременное доведение их до участников возлагается на участника, создавшего документ.

22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по исполнению электронных документов, отчеты об их исполнении вводятся в РКК, заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.

Порядок хранения и уничтожения электронных документов

23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел участник учитывает перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, и указывает в номенклатуре дел, что дело ведется в электронной форме (с отметкой — ЭД).

24.

Электронные документы подлежат хранению в ЕСЭДД в течение сроков, определенных номенклатурой дел участника.

25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника в соответствии со сроками хранения журналов для регистрации документов.

26.

По истечении срока хранения электронных документов РКК подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого руководителем участника.

Требования к технологическим и программным средствам обеспечения

27.

(пункт утратил силу — постановление Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)

28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не реже чем 1 раз в сутки.

Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме.

Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц.

29.

В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕСЭДД, фиксирование точного времени и информации о сотруднике участника, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.

Приложение к Регламенту

Приложение к Регламентуработы в Единой системе электронногодокументооборота и делопроизводства «Дело»

     Текст сверен по:     Официальная рассылка

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Должностная инструкция электронный документооборот

  • Информация
  • Новости
  • Статьи

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции.

Yurburo61.ru

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Меню

Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества.

Ведущий специалист по документообороту должностная инструкция

Внимание

На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.

) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1.

Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников.

Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. 2.2.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Должностная инструкция электронный документооборот

УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Читайте так же:  Договор дарения несовершеннолетнему

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.

С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

[3]

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Менеджер по документообороту обязанности 1.2.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.

Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Общие положения 251.

1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Читайте так же:  Кадастровый план участка

Должностная инструкция электронный документооборот

Должностная инструкция электронный документооборот

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  1. оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  2. перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  3. решение иных задач.
  4. классификацию документов по группам;
  5. создание резервных и архивных копий;
  6. возможность управления правами доступа;
  7. обмен документами между структурными единицами компании;
  8. входной и выходной регистрационный контроль документов;

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  1. контролировать
  2. создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;

Должностные обязанности специалиста по документообороту

В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст.

195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать: при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;

Статья: Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (ВСпоДО) административного департамента управляющей компании («Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, n 12)

1.3.

ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору.

ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Рекомендуем прочесть:  Рачет плты нвос

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

2.Должностные обязанности Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан: 2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса. 2.2. УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П.

БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2020 г. Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1.

1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.

Обеспечивает

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

  1. уставом организации;
  2. правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
  3. законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  4. настоящей должностной инструкцией.
  5. методическими материалами по соответствующим вопросам;
  6. приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
  7. правилами внутреннего распорядка;

1.7.

Главный специалист по документообороту должен знать:

  1. структуру и руководящий состав организации;
  2. правовое обеспечение деятельности компании;
  3. единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования
  4. архивное дело;

Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе

Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции?

Попробуем разобраться вместе.

Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

На заметку! Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.

Должностная инструкция для бухгалтера по стандартам цифровой экономики

Но на данный момент еще ни одна компания не перешла на обмен только электронными документами.

Доля бумаги в документообороте еще велика, но она постоянно сокращается.

Бухгалтеру нужно быть готовым к цифровому настоящему и будущему. И прокачивать свои компетенции.

Должностную инструкцию рекомендуется составлять в соответствии с профессиональными стандартами. Профстандарт «Бухгалтер» утвержден и введен с 08.04.2020. То есть это достаточно современный стандарт.

Обычно структура должностной инструкции состоит из разделов: «Квалификация», «Обязанности», «Права», «Ответственность».

В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера при полностью цифровом документообороте останутся примерно те же пункты, которые соответствуют трудовым функциям по профстандарту.

Но все эти обязанности нужно будет делать, используя инструменты работы с электронными документами.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.