Должностная инструкция электронный документооборот
О регламенте работы в единой системе электронного документооборота и делопроизводства
(с изменениями на 6 декабря 2019 года)
_____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными
постановлением Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П
постановлением Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2019 года N 450-П
______________________________________________________________________
В целях определения порядка работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Республики Карелия Правительство Республики Карелия
(абзац в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)
постановляет:
Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».
ГлаваРеспублики Карелия
А.П. Худилайнен
Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»
Утвержден постановлениемПравительства Республики Карелия
от 6 декабря 2013 года N 354-П
Общие положения
1.
Настоящий Регламент устанавливает правила и порядок работы с документами в органах исполнительной власти Республики Карелия в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее — ЕСЭДД), предназначенной для автоматизированной обработки документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру дел органов исполнительной власти Республики Карелия, за исключением документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.
Документы «Для служебного пользования» подлежат регистрации в ЕСЭДД без создания электронного документа.
2. Работа с документами в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Карелия.
2.1. Иные органы государственной власти Республики Карелия, государственные учреждения, подведомственные органам исполнительной власти Республики Карелия, государственные унитарные предприятия Республики Карелия, хозяйственные общества с долей Республики Карелия в уставном капитале, находящиеся в ведении органов исполнительной власти Республики Карелия, и органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Республике Карелия вправе работать в ЕСЭДД при соблюдении настоящего Регламента.
Подключение юридических лиц, указанных в абзаце первом настоящего пункта, к ЕСЭДД осуществляется в соответствии с техническим регламентом присоединения участников к ЕСЭДД, утвержденным администратором.
(пункт в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2019 года N 450-П, — см. предыдущую редакцию)
Основные понятия
3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины и понятия:
1) администратор — орган исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;
2) участник — орган исполнительной власти Республики Карелия или лицо, указанное в пункте 2.
1 настоящего Регламента;
3) пользователь — сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия или лица, указанного в пункте 2.
1 настоящего Регламента, в должностные обязанности которого входит ведение документооборота и делопроизводства;
4) функциональный сотрудник — сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого не входит ведение делопроизводства;
5) ЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
6) РКК — регистрационно-контрольная карточка документа.
(пункт в редакции постановления Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)
Порядок работы в ЕСЭДД
4. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется однократно. Документы, ранее зарегистрированные в ЕСЭДД, повторно не регистрируются, им присваивается уже существующий номер.
Передача документов между участниками, а также внутри структурных подразделений участников отражается в реестрах и журнале передачи документов в ЕСЭДД.
5.
Номенклатура дел утверждается каждым участником самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде в адрес администратора для внесения изменений в соответствующие справочники системы.
Функции и обязанности пользователя и функционального сотрудника
6. В обязанности пользователя входит:
1) ведение документооборота и делопроизводства;
2) осуществление выборочной проверки правильности заполнения информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.
7. Пользователь осуществляет следующие функции:
1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;
2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние документы функциональным сотрудникам в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника, внесенным в РКК;
3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;
4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;
5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника в РКК;
6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;
7) проставляет в РКК отметки о списании оригинала или копии документа «В дело» согласно номенклатуре дел;
8) при необходимости осуществляет редактирование справочника «Список организаций»;
9) осуществляет контроль за сроками исполнения поручений (резолюций) руководителя участника.
8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:
1) принимает к исполнению документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника;
2) проставляет отметку об исполнении в РКК.
Пользователи и функциональные сотрудники (далее — сотрудники участника) несут ответственность за правильность и достоверность внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.
9. Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к ЕСЭДД на основании письменной заявки участника согласно приложению к настоящему Регламенту.
На основании письменной заявки администратор организует:
1) установку программного обеспечения ЕСЭДД на компьютер сотрудника участника;
2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;
3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа в ЕСЭДД.
10. Сотрудник участника не имеет права передавать свои идентификационные данные другим лицам. Сотрудник участника обязан не реже 1 раза в год самостоятельно менять свой пароль.
В случае утраты пароля или когда пароль стал известен другим лицам, выдача нового пароля производится администратором на основании письменной заявки.
Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в течение одного рабочего дня со дня поступления уведомления о кадровых изменениях в структурных подразделениях участника.
Обязанности администратора
11.
В обязанности администратора входит:
1) настройка ЕСЭДД, формирование и корректировка справочников ЕСЭДД, настройка системных параметров и шаблонов, установление прав доступа сотрудника участника ЕСЭДД, в том числе по отношению к различным видам и группам документов;
2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности ввода информации в ЕСЭДД. При выявлении систематических ошибок, допускаемых сотрудниками участника, информация доводится до руководителя участника;
3) контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно со структурным подразделением участника, для которого эти сведения предназначены.
12. Администратор обеспечивает установку серверной и клиентской частей, необходимого общесистемного программного обеспечения, резервное копирование данных.Работа с обращениями граждан
13. Работа по рассмотрению, учету и анализу обращений граждан в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.
14. По итогам формирования гражданином обращения в орган исполнительной власти Республики Карелия путем заполнения соответствующей формы виртуальной приемной на Официальном интернет-портале Республики Карелия (http://gov.karelia.ru/) и его отправки обращению автоматически присваивается имитационный номер, который направляется гражданину по электронной почте. Имитационный номер позволяет заявителю отслеживать ход работы с обращением после его регистрации в ЕСЭДД.
15. Обращение с Официального интернет-портала Республики Карелия поступает в адрес участника в виде сообщения электронной почты, в котором указывается вся необходимая информация для регистрации обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.
16. После регистрации обращения гражданина в ЕСЭДД пользователь направляет информацию о регистрационном номере по адресу электронной почты (при наличии), указанному заявителем.
Электронный документ в ЕСЭДД
17.
В ЕСЭДД создаются и используются:
1) документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
3) электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, а также от органов управления государственных внебюджетных фондов.
18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.
19. Передача электронных документов, подписанных ЭП, между участниками является достаточным условием, позволяющим идентифицировать участника и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется.
21. К РКК в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.
Допустимый формат прикрепляемых файлов:
1) для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
2) для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Image File Format (TIFF).
Описание форматов для передачи электронных образов документов:1) Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования — черно-белый, разрешение — 300 dpi;
2) Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.
Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками.
Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.
Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а также своевременное доведение их до участников возлагается на участника, создавшего документ.
22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по исполнению электронных документов, отчеты об их исполнении вводятся в РКК, заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.
Порядок хранения и уничтожения электронных документов
23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел участник учитывает перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, и указывает в номенклатуре дел, что дело ведется в электронной форме (с отметкой — ЭД).
24.
Электронные документы подлежат хранению в ЕСЭДД в течение сроков, определенных номенклатурой дел участника.
25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника в соответствии со сроками хранения журналов для регистрации документов.
26.
По истечении срока хранения электронных документов РКК подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого руководителем участника.
Требования к технологическим и программным средствам обеспечения
27.
(пункт утратил силу — постановление Правительства Республики Карелия от 5 апреля 2019 года N 142-П, — см. предыдущую редакцию)
28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не реже чем 1 раз в сутки.
Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме.
Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц.
29.
В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕСЭДД, фиксирование точного времени и информации о сотруднике участника, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.
Приложение к Регламенту
Приложение к Регламентуработы в Единой системе электронногодокументооборота и делопроизводства «Дело»
Текст сверен по: Официальная рассылка
Специалист по электронному документообороту должностная инструкция
- Информация
- Новости
- Статьи
Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.
Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.
Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции.
Yurburo61.ru
Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:
- полное наименование должности и структурного подразделения;
- общее назначение должности;
- кому непосредственно подчиняется работник;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
- квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.
Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.
Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.
Меню
Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту
Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества.
Ведущий специалист по документообороту должностная инструкция
Внимание
На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.
) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1.
Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников.
Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. 2.2.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров
«___»___________ г.
3 Профессиональные требования
Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.
Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.
5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.
6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.
5 Служебные взаимоотношения
5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.
6 Ответственность
6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев
Специалист по документообороту: должностные обязанности и права
В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.
Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.
Делопроизводитель – кто это?
Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.
Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.
Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.
На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.
В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.
Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:
- в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
- во время собеседования с претендентом на должность;
- в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.
Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
Соискатель должен досконально знать:
- Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
- Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
- Правила уничтожения документов и ревизии.
- Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
- Технику безопасности.
- Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
- Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
- Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
- Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.
Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.
Два важных требования к претенденту на пост документоведа:
- среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
- стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.
Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:
- ПВТР.
- Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
- Уставом предприятия.
- Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
- Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
- Приказами и распоряжениями администрации компании.
Специалист по документообороту ежедневно должен:
- Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
- Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
- Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
- Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
- Разрабатывать номенклатуры дел.
- Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
- Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
- Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
- Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
- Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
- Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
- Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
- Передавать с описью документы на хранение в архив.
- Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.
Читайте так же: Договор дарения несовершеннолетнему
Делопроизводитель несет ответственность:
- За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
- За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
- За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.
Права специалиста по документообороту
Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:
- Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
- Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
- Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.
Заключение
Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.
Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.
Инструкция специалиста по документообороту
С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.
С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.
»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.
Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.
[3]Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.
Должностная инструкция специалиста по работе с документами
Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.
Менеджер по документообороту обязанности
Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:
- полное наименование должности и структурного подразделения;
- общее назначение должности;
- кому непосредственно подчиняется работник;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
- квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.
Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.
Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.
Менеджер по документообороту обязанности 1.2.
Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.
Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.
Должностная инструкция менеджера по документообороту
Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.
Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.
Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.
Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.
Должностная инструкция специалиста по документообороту
Общие положения 251.
1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.
Читайте так же: Кадастровый план участка
Должностная инструкция электронный документооборот
На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:
- оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
- перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
- решение иных задач.
- классификацию документов по группам;
- создание резервных и архивных копий;
- возможность управления правами доступа;
- обмен документами между структурными единицами компании;
- входной и выходной регистрационный контроль документов;
Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:
- контролировать
- создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
Должностные обязанности специалиста по документообороту
В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.
С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст.
195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.
Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать: при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
Статья: Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (ВСпоДО) административного департамента управляющей компании («Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, n 12)
1.3.
ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору.
ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.
ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Рекомендуем прочесть: Рачет плты нвос
1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.
Специалист по электронному документообороту должностная инструкция
2.Должностные обязанности Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан: 2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса. 2.2. УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П.
БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2020 г. Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1.
1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.
Обеспечивает
Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:
- уставом организации;
- правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
- законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- настоящей должностной инструкцией.
- методическими материалами по соответствующим вопросам;
- приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
- правилами внутреннего распорядка;
1.7.
Главный специалист по документообороту должен знать:
- структуру и руководящий состав организации;
- правовое обеспечение деятельности компании;
- единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования
- архивное дело;
Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе
Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции?
Попробуем разобраться вместе.
Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.
На заметку! Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.
Должностная инструкция для бухгалтера по стандартам цифровой экономики
Но на данный момент еще ни одна компания не перешла на обмен только электронными документами.
Доля бумаги в документообороте еще велика, но она постоянно сокращается.
Бухгалтеру нужно быть готовым к цифровому настоящему и будущему. И прокачивать свои компетенции.
Должностную инструкцию рекомендуется составлять в соответствии с профессиональными стандартами. Профстандарт «Бухгалтер» утвержден и введен с 08.04.2020. То есть это достаточно современный стандарт.
Обычно структура должностной инструкции состоит из разделов: «Квалификация», «Обязанности», «Права», «Ответственность».В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера при полностью цифровом документообороте останутся примерно те же пункты, которые соответствуют трудовым функциям по профстандарту.
Но все эти обязанности нужно будет делать, используя инструменты работы с электронными документами.